Trong thời đại công nghệ bùng nổ, các doanh nghiệp ở mọi loại hình, mọi quy mô đều có xu hướng tìm kiếm và đưa các ứng dụng khoa học công nghệ vào trong tổ chức để mang lại hiệu quả kinh tế cao. Một trong những ưu tiên hàng đầu cho các doanh nghiệp, không phân biệt quy mô hay ngành nghề, là việc sử dụng phần mềm kế toán, làm cho công việc của kế toán trở nên đơn giản và hiệu quả hơn, hoạt động của doanh nghiệp trở nên nhịp nhàng, tiết kiệm thời gian, nhân sự và chi phí.
Nếu bạn đang băn khoăn không biết có nên sử dụng phần mềm kế toán hay không, Winta đưa ra những thông tin dưới đây sẽ giúp bạn đưa ra quyết định cho doanh nghiệp của mình:
1. Tính hệ thống
Các danh mục từ thông tin tài khoản, đối tượng khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, hợp đồng, tài sản cố định, CCDC, chi phí phân bổ, báo cáo công nợ, doanh thu, chi phí,… được lưu trữ đồng nhất trong trong một bộ dữ liệu của phần mềm kế toán, giúp dữ liệu mang tính nhất quán trên toàn hệ thống mà không phụ thuộc vào bất cứ một cá nhân nào khác.
Nhờ vào việc lưu trữ dữ liệu có tính hệ thống, hỗ trợ việc nhập liệu, truy xuất và chỉnh sửa thông tin trở nên nhanh chóng, hạn chế sai sót không đáng có.. Bên cạnh đó việc phân quyền vai trò chi tiết đến từng người dùng, lịch sử thao tác giúp hệ thống bảo mật thông tin hơn và mỗi kế toán viên sẽ phải chịu trách nhiệm hơn với công việc của mình. Ngoài ra phần mềm kế toán giúp bạn dễ dàng trong việc kiểm tra các lỗi dữ liệu phát sinh bằng các công cụ kiểm lỗi thông minh trên phần mềm Kế toán.
2. Hỗ trợ tác nghiệp và tiết kiệm thời gian
o Phần mềm Kế toán thực hiện hầu hết các thao tác cơ bản của kế toán viên, việc tính toán đều được thực hiện một cách tự động, như là:
o Thiết lập mặc định các nghiệp vụ hạch toán tự động thường gặp khi nhập phát sinh giúp nhập liệu nhanh, chính xác, tra cứu nhanh chóng khi cần thiết.
o Hỗ trợ báo giá dựa trên bảng giá theo từng loại đối tượng khách hàng, hệ thống báo cáo thống kê nhanh chóng.
o Tính toán đơn giá xuất kho tự động dựa trên các công thức Tính giá xuất kho phổ biển như Bình quân gia quyền, nhập trước xuất trước, thực tế đích danh.
o Tính khấu, phân bổ CCDC, chi phí, khế ước vay, kết chuyển lãi lỗ cuối kỳ, xác định kết quả kinh doanh tự động
o …
Những lý do trên khi bạn sử dụng phần mềm kế toán sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với sử dụng hệ thống kế toán cũ. Kế toán là một quy trình liên quan đến nhiều bộ phận, nhiều quy định, điều luật, thuế và nhiều tính toán phức tạp khác nên phần mềm kế toán khi được thiết kế đã hướng đến và giải quyết những điều này sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng chế độ kế toán hiện hành. Hơn nữa, phần mềm kế toán giúp bạn giải quyết tất cả các phép tính phức tạp đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất. Việc khách hàng cần làm là nhập liệu và in ra kết quả.
Đặt biệt, một phần mềm kế toán tốt sẽ giúp không chỉ kế toán trong công tác tác nghệp để cho ra báo cáo sổ sách nhanh chóng và chính xác mà còn trợ giúp lãnh đạo có được số liệu một cách đa chiều. Từ đó nhà lãnh đạo có nhiều thông tin hỗ trợ hơn trong hoạt động ra quyết của mình khi điều hành công ty.
3. Thông tin chính xác
Các phần mềm kế toán được lập trình có độ chính xác cao và hiếm khi xảy ra lỗi bởi hàng ngàn doanh nghiệp đã sử dụng sản phẩm của một nhà cung cấp phần mềm nào đó rồi nên luôn có sự cập nhật và nâng cấp, sự ổn định. Việc sai sót do việc tính toán thủ cộng sẽ bị loại bỏ hoàn toàn bởi bạn sẽ không còn phải làm bằng tay nữa. Các phần mềm được lập trình sẽ giúp bạn tự động hóa trong việc lấy dữ liệu từ những chỉ tiêu khai báo. Do vậy, thường sai sót chỉ là do quá trình nhập liệu của doanh nghiệp hoặc do thông tin sai lệch của việc khai báo từ ban đầu nhưng cũng đã có công cụ để phân tích và xử lý lỗi.
Hầu hết các phần mềm kế toán đều có phần hỗ trợ hướng dẫn cách nhập liệu cũng như cách sử dụng phần mềm. Ngoài ra, đối với phần mềm của một số nhà cung cấp chất lượng, quá trình sử dụng còn luôn có sự hỗ trợ từ phía nhà cung cấp khi gặp sự cố đặc biệt là quá trình lên báo cáo. Việc luôn có sự đồng hành của đơn vị cung cấp phần mềm sẽ giúp cho quá trình làm việc giảm thiểu đáng kể sai sót cũng như cải thiện chất lượng sổ sách kế toán của doanh nghiệp.
4. Dễ dàng sử dụng
Hầu hết các phần mềm kế toán hiện nay trên thị trường đều dễ sử dụng, dễ hiểu và thao tác đơn gian,. Phần lớn, doanh nghiệp chỉ cần dành thời gian cài đặt chương trình và nhập dữ liệu vào hệ thống. Họ không cần phải tốn thời gian đọc hướng dẫn sử dụng để biết chương trình được xây dựng như thế nào.
Hiện này, nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng những phần mềm được thiết kế mở, linh động điểu chỉnh để phù hợp với nhu cầu nghiệp vụ của mình. Các phần mềm kế toán đều có chức năng lưu giữ các báo cáo với các mục đích khác nhau, theo dõi công nợ, thanh toán cho nhà cung cấp, báo cáo thuế, báo cáo quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và quản lý bảng lương nhân viên… chỉ trong thời gian ngắn.
5. Lên cáo cáo nhanh chóng
Hệ thống Báo cáo, thống kê được thiết kế linh động và phân nhóm, theo chức năng một cách khoa học, giúp bạn dễ dàng xem, in, chỉnh sửa mẫu Báo cáo theo nhiều tiêu chí khác nhau tại bất cứ thời điểm nào. Phần mềm Kế toán ngoài việc xuất được hầu hết các báo cáo xem in cần thiết còn có thể xuất ra file Excel, PDP hoặc Word hay các định khác để sử dụng. Đặc biệt, các phần mềm kế toán cho phép lập các báo cáo theo ý muốn và phần mềm sẽ tự động lên báo cáo hàng ngày, tuần hoặc tháng.
Báo cáo, thống kê trong nghiệp vụ Kế toán, giúp bạn nhanh chóng đáp ứng được các yêu cầu từ người quản lý doanh nghiệp. Ngoài ra đối với một số phần mềm kế toán được thiết kế thêm theo yêu cầu để phù hợp hơn đối với từng loại hình doanh nghiệp của như một số báo cáo quản trị nhằm hỗ trợ tăng khả năng phân tích phục vụ cho việc đưa ra chiến lược một cách nhanh chóng nhất.
Ngoài ra, các mẫu báo cáo được thiết kế đẹp, chuẩn, đầy đủ thông tin, luôn cập nhật đúng với quy định của Bộ Tài Chính, hỗ trợ đắc lực cho việc in ấn, lưu trữ các báo cáo khi quyết toán thuế.
6. Tính lương đơn giản
Hiện này, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng máy chấm công để quản lý giờ làm việc của nhân viên cũng là căn cứ để tính lương hàng tháng. Phần mềm kế toán hiện nay được tích hợp để lấy dữ liệu từ máy chấm công cộng với những căn cứ khác như hệ số lương, kết quả của quá trình làm việc hay sản lượng sản phẩm,… tùy theo tính chất lương của doanh nghiệp để từ đó tính toánh và tổng hợp lên bảng lương hàng tháng. Thay vì việc tính bằng tay, phần mềm kế toán giải quyết nhanh gọn công việc tốn thời gian và thường xảy ra sai sót này. Hơn thế, phần mềm còn gửi chi tiết lương hàng tháng cho từng nhân viên qua email.
7. Hỗ trợ công tác thuế
Khi sử dụng phần mềm kế toán thì công tác kế toán thuế dễ dàng, đơn giản hơn bao giờ hết. Mỗi khi có các thông tư, quy định mới về thuế hoặc BHXH, bạn sẽ không còn lo lắng về việc phải sửa đổi công thức, biểu mẫu nữa vì phần mềm kế toán sẽ giúp bạn cập nhật kịp thời các thay đổi đó.
Phần mềm kế toán hỗ trợ kiểm tra, đối chiếu sai sót đầu vào, đầu ra. Từ số liệu kế toán cung cấp tự động xử lý và tổng hợp các tờ khai thuế, quyết toán thuế, báo cáo tài chính… nhanh chóng, chính xác và nhất quán.
Đặc biệt, nhiều phần mềm hỗ trợ kết nối trực tuyến với hệ thống cơ quan Thuế giúp kế toán nộp báo cáo thuế, báo cáo tài chính thông qua Hỗ trợ Kê khai (HTKK).
Phần mềm kế toán có khả năng phát hành hoá đơn điện tử trực tiếp thông qua liên kết dữ liệu với tất cả các nhà cung cấp hoá đơn điện tử như Viettel, FPT, VNFT, Bkav….
8. Tiết kiệm chi phí
Việc tăng năng suất làm việc của bộ phận kế toán sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí nhân lực, các loại chi phí khác:
Phần mềm kế toán làm giảm khối lượng thời gian kế toán viên phải bỏ ra để ghi nhận giao dịch, giảm chi phí kiểm toán.
Phần mềm cung cấp cho kế toán trưởng, Giám đốc tài chính các báo cáo phân tích chi tiết khoản mục chi phí phát sinh tại doanh nghiệp, đánh giá tỷ trọng chi phí trên doanh thu, giúp hiểu rõ những chi phí nào chưa hợp lý đưa ra phương án tiết kiệm chi phí, cắt giảm chi phí không cần thiết giúp tối ưu hóa lợi nhuận.
Giảm chi phí liên quan đến in ấn tài liệu, tất cả tài liệu cung cấp cho các bộ phận khác trong, ngoài doanh nghiệp có thể gửi qua Email, chat ngay trên phần mềm …
9. Giúp cho công tác quản lý hiệu quả hơn
Khi sử dụng phần mềm kế toán, nhà quản lý sẽ luôn nắm được đầy đủ thông tin tài chính của doanh nghiệp khi cần thiết. Từ đó, nhà quản lý có thể ra quyết định nhanh chóng, hiệu quả.
Trong mỗi đơn vị luôn có sự thay đổi nhân sự, đối với nhân sự kế toán doanh nghiệp sẽ gặp phải một số vấn đề khó khăn về bàn giao số liệu và tài liệu kế toán. Khi sử dụng phần mềm kế toán thì khó khăn đó sẽ được giải quyết. Phần mềm sẽ giúp cho công tác kế toán liên tục, nhân sự mới dễ dàng tìm kiếm, tra cứu lại dữ liệu cũ để nghiên cứu và nắm rõ tình hình, nhanh chóng nắm bắt và tiếp cận công việc mới
Bên cạnh đó, sử dụng phần mềm kế toán còn giúp cho năng suất làm việc của bộ phận kế toán doanh nghiệp được tăng lên đáng kể, các bộ phận khác cũng linh hoạt hơn trong vấn đề nắm bắt thông tin.
10. Khả năng lưu trữ dữ liệu lâu dài và an toàn
Dữ liệu kế toán của đơn vị phải được bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ. Thời hạn lưu trữ ít nhất là 05 năm, 10 năm tùy từng loại chứng từ, sổ sách… Phần mềm kế toán tổ chức và lưu trữ dữ liệu giúp dễ dàng truy xuất hồ sơ khi cần thiết, đảm bảo sao lưu thường xuyên để ngăn ngừa mất mát dữ liệu.
Với khả năng sao lưu dữ liệu theo định thời: ngày, tháng, năm hoặc bất kỳ khi nào bạn muốn, giúp cho dữ liệu Kế toán của công ty được an toàn, dễ dàng phục hồi lại khi gặp sự cố: hư máy tính, bị virus mã hóa.
Ngoài ra, hiện nay, các phần mềm kế toán đều có khả năng lưu trữ dữ liệu theo công nghệ điện toán đám mây (lưu trữ Online): giúp việc lưu trữ dữ liệu thêm bảo mật và mở ra khả năng truy cập dữ liệu ở mọi nơi, mọi lúc một cách dễ dàng.
Tạm kết
Ngày nay với tốc độ phát triển của công nghệ thông tin một cách mạnh mẽ và tất yếu, việc sử dụng các phần mềm kế toán được xem là hiển nhiên trong rất nhiều doanh nghiệp. Để lựa chọn cho mình một nhà cung cấp phần mềm kế toán phù hợp, trước tiên mỗi doanh nghiệp cần hiểu rõ được nhu cầu, mong muốn và khả năng chi trả của mình. Sau đó tìm hiểu kỹ về các nhà cung cấp trên thị trường và sáng suốt lựa chọn cho mình người bạn đồng hành để cũng giải quyết nỗi lo về những con số. Hy vọng, thông qua bài viết này, Công ty Winta đã giúp bạn có cái nhìn rõ hơn về tác dụng của việc sử dụng phần mềm kế toán.
Xem thêm
Phần mềm kế toán tài chính Winta Accounting
Giải pháp & phần mềm ERP WINTA
Các lợi ích khi sử dụng phần mềm Wina
