Ngày nay với sự bùng nổ của Công nghệ thông tin cũng như sự phát triển kinh tế mạnh mẽ. Một trong những yếu tố cần thiết để bắt kịp xu thế phải kể đến các phần mềm ứng dụng trong nhiều lĩnh vực để đáp ứng tốt, kịp thời cho những yêu cầu, những đòi hỏi khác nhau trong công việc của từng người. Phần mềm quản lý vận tải xuất hiện mang tới nhiều lợi ích, nhiều giá trị thiết thực cho hoạt động vận tải của nhiều doanh nghiệp, nhiều đơn vị. Cập nhật những thông tin hữu ích để biết phần mềm quản lý vận tải là gì, cùng những thông tin hữu ích liên quan để lựa chọn, ứng dụng chuẩn xác và thích hợp khi có nhu cầu.
Phần mềm quản lý vận tải là gì?
Phần mềm quản lý vận tải là ứng dụng công nghệ thông tin được phát triển chuyên dụng hỗ trợ cho các doanh nghiệp, tổ chức chuyên về kinh doanh vận tải, vận chuyển có thể quản lý hiệu quả chuỗi cung ứng logistic, vận chuyển hàng nhằm nắm bắt kịp thời doanh thu, chi phí, lãi lỗ, công nợ khách hàng và hệ thống báo cáo quản trị để đưa ra kế hoạch cụ thể cũng như quản lý hoạt động của các đội xe, container, dịch vụ Logistics .
Đối với những doanh nghiệp thì việc sử dụng phần mềm hỗ trợ trong quản lý là cách để hỗ trợ vận chuyển hiệu quả, giảm thiểu chi phí quản lý và hoạt động, cũng giúp cung cấp dịch vụ tốt hơn, tao nên chuỗi cung ứng theo thời gian thực chất lượng, qua đó đem tới sự hài lòng lớn nhất. Một phần mềm chất lượng, thích hợp khi ứng dụng mang tới lợi ích sử dụng cao như mỗi doanh nghiệp mong muốn.
Hiện nay, phần mềm quản lý vận tải được cung cấp vô cùng đa dạng, có nhiều sự lựa chọn khác nhau mà chúng ta có thể tính toán và xác định để lựa chọn. Thông thường, một phần mềm tiêu chuẩn khi đưa vào ứng dụng hỗ trợ trong việc đặt hàng, giao nhận, điều phối container, tới quản lý các loại xe vận tải,… Việc tối ưu tối đa được quá trình vận chuyển hàng hóa được thực hiện với phần mềm hỗ trợ chất lượng, chuyên nghiệp.
Lợi ích của phần mềm quản lý vận tải
Nhìn nhận trên từng phương diện, từng khía cạnh thì phần mềm quản lý vận tải mang tới những giá trị và những lợi ích khác biệt. Có thể tìm hiểu một cách chi tiết và kỹ lưỡng giúp mỗi đơn vị chủ động và chuẩn xác hơn khi ứng dụng cho nhu cầu của chính mình:
Lợi ích đối với chủ xe
· Lập báo giá, hợp đồng và lên đơn hàng nhanh chóng, chính xác. Các bộ phận khác chỉ việc kế thừa thông tin.
· Hỗ trợ tạo kế hoạch điều phối xe kế thừa thông tin từ đơn hàng, trợ giúp phân tích tính hợp lý dựa trên mục tiêu như tuyến đường ngắn nhất, chi phí là thấp nhất, giao hàng nhanh nhất,…
· Quản lý chi tiết doanh thu, chi phí theo từng khoản mục theo từng đầu xe, báo cáo lãi lỗ theo từng xe, theo đội xe.
· Quản lý chính xác công nợ phải thu khách hàng, công nợ phải trả nhà cung cấp/xe ngoài, công nợ thu hộ/chi hộ.
· Quản lý thông tin chi tiết từng đầu xe, cảnh báo tự động hạn đăng kiểm, bảo hành, bảo dưỡng,vv…quản lý sửa chữa, thay thế.
· Quản lý mức tiêu hao nhiên liệu, phụ tùng xe.
· Việc giám sát tài xế, đơn hàng được tiến hành thuận lợi, hiệu quả thông qua thiết bị điện thoại thông minh.
· Hỗ trợ việc quản lý đội xe chính xác, linh hoạt và hiệu quả để hỗ trợ cho công việc tốt nhất.
· Cải thiện được khả năng khai thác vận chuyển của đội xe, hỗ trợ thực hiện quay vòng xe tốt hơn.
· ……….
Lợi ích đối với chủ hàng
· Thực hiện tốt việc giám sát quá trình vận chuyển đơn hàng từ vị trí, nhiệt độ, trạng thái đơn hàng, thời gian nhận hàng.
· Hỗ trợ giúp quản lý vận tải về mặt chi phí triệt để, chi tiết và hiệu quả với rất nhiều các phương án khác nhau được đưa ra.
· Đánh giá hiệu quả, chi phí đối với các đơn vị vận tải khác nhau nhằm đưa ra quyết định hợp tác kinh doanh.
· Thực hiện thành lập đơn hàng trực tiếp, từ đó giảm thiểu nhiều thao tác không cần thiết theo phương pháp truyền thống.
· Theo dõi bảng kê, báo cáo chủ động dễ dàng
· ….
Nhìn chung, việc sử dụng phần mềm quản lý vận tải chuyên nghiệp và phù hợp mang tới nhiều lợi ích, nhiều giá trị thiết thực cũng như tăng thêm sự chủ động khi mô hình quản lý ngày càng phát triển. Và chắc chắn khi kinh tế ngày càng phát triển việc ứng dụng công nghệ thông tin là điều không thể thiếu.
Cách hoạt động của phần mềm quản lý vận tải
Phần mềm quản lý vận tải được biết tới là một kho tổng lưu trữ thông tin chi tiết, cụ thể về doanh nghiệp. Đó là chủ hàng, nhà phân phối, hay nhà bán lẻ, chủ xe, khách hàng,… Sự kết nối hiệu quả, khả năng chia sẻ thông tin theo đúng thời gian thực thì việc sử dụng mang tới nhiều giá trị, nhiều hỗ trợ hữu ích và lý tưởng cho công việc.
Khi có một đơn hàng cần vận chuyển đơn hàng sẽ được luân chuyển giữa các bộ phận để xử lý, việc tích hợp với phân hệ quản lý kho sẽ giúp việc điều phối, vận hành công việc giữa kho và chủ hàng được thực hiện thuần thục, chuẩn xác và hiệu quả nhất. Sắp xếp hàng hóa, hay lên lịch tiến hành lao động, thực hiện quản lý kho bãi, hay có kế hoạch vận chuyển và đóng gói chuẩn xác đều được đáp ứng tốt nhất.
Phần mềm quản lý vận tải chuyên nghiệp sẽ được tích hợp hầu hết các phần mềm của bên thứ ba hoặc tích hợp sẵn các phân hệ liên quan trong chuỗi Logistics, phần cứng khác vào phần mềm quản lý vận tải: quản lý bán hàng, ERP, GPS, hộp đen,… điển hình có thể kể đến phần mềm Winta Logistics thuộc giải pháp Winta ERP. Giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý dòng thông tin vận chuyển hoặc cả một quy trình Logistics đầy đủ trên một giao diện.
Một số tính năng cơ bản của phần mềm quản lý vận tải
Mỗi doanh nghiệp có những yêu cầu, những đồi hỏi riêng đối với phần mềm quản lý vận tải mà mình sử dụng. Tham khảo để lựa chọn được phần mềm thích hợp là vô cùng quan trọng và cần thiết. Qua đó, ứng dụng mang tới giá trị cao, lợi ích sử dụng lý tưởng như mong muốn được đảm bảo tốt nhất. Trong đó, có nhiều tính năng cần thiết đối với một phần mềm tiêu chuẩn, đạt chất lượng cao. Lựa chọn phần mềm có đầy đủ các tính năng cần thiết để ứng dụng phát huy tối đa được giá trị, lợi ích theo nhu cầu.
Tự động hoá vận tải
Khi cần ứng dụng phần mềm vận tải cho doanh nghiệp thì việc chú ý lựa chọn ứng dụng có khả năng tự động hóa vận tải là vô cùng cần thiết. Với hệ thống tự động thiết lập kết hoạch vận tải khoa học và hợp lý, đề xuất nhanh chóng để có lợi, hợp lý nhất được đảm bảo.
Lúc này, doanh nghiệp dễ dàng đưa ra phương án thực hiện tốt, thích hợp với tình hình thực tế. Có khả năng tự động hóa vận tải, khả năng lên kế hoạch hợp lý và đúng đắn thì việc cung cấp dịch vụ vận tải tốt, hay việc vận chuyển hàng theo đặc thù, giá trị cao cũng được đảm bảo an toàn hơn so với cách quản lý thông thường, mang đến sự an tâm cho khách hàng và bảo vệ tài sản của doanh nghiệp vận tải.
Giám sát theo thời gian thực
Việc có thể giám sát mọi hoạt động vận tải là yêu cầu tiên quyết bởi nó hỗ trợ tối đa và hữu ích cho công việc đạt kết quả lý tưởng như mong đợi. Một phần mềm chất lượng quản lý vận tải cần đảm bảo có khả năng cập nhật trạng thái xe, trạng thái đơn hàng liên tục, thường xuyên và đều đặn. Giám sát tốt và chặt chẽ theo thời gian thực tế để có sự chủ động tốt hơn trong công việc của chính mình.
Tính năng hữu ích này giúp việc tự động gửi những cảnh báo trong trường hợp có sai phạm xuất hiện hiệu quả. Từ sai lộ trình, dừng đỗ ở điểm lạ,… và mọi vấn đề phát sinh chúng ta đều nhanh chóng nắm bắt kịp thời. Nó giúp cho việc quản lý quá trình vận tải chuẩn xác và hiệu quả như ý muốn.
Tối ưu hoá hoạt động vận tải
Vận tải là công việc gồm nhiều hoạt động khác nhau được thực hiện. Mỗi hoạt động khi có thể tiến hành chuẩn xác, đúng thời gian và đúng yêu cầu mới góp phần làm nên chất lượng cao cho công việc, mục tiêu được hoàn thành tốt như yêu cầu. Sử dụng phần mềm logistics lúc này cần có đầy đủ tính năng tối ưu hóa hoạt động vận tải mới đem tới hiệu quả ứng dụng cao, giá trị sử dụng lý tưởng như yêu cầu.
Tất cả các hoạt động vận tải như tuyến đường, tải xe, điểm nhận hàng, điểm giao hàng,… đều được tối ưu toàn diện và đầy đủ. Lúc đó, duy trì hoạt động ổn định, mang tới dịch vụ vận tải chất lượng, quản lý tốt và đem tới giá trị cao, lợi ích lớn nhất đều được đáp ứng tới mức tối đa.
Xác thực giao hàng
Một phần mềm tốt, được đánh giá cao và đem tới giá trị sử dụng lý tưởng khi có đầy đủ tính năng tự động xác thực thời gian giao hàng. Thông qua định vị GPS và Mobile App tài xế thì nắm bắt lịch trình, xác định thời gian giao hàng được chủ động và chuẩn xác hơn. Nó giúp chủ hàng có thể chuẩn bị kỹ lưỡng từ bến bãi, thời gian, nhân lực để việc giao hàng được thực hiện nhanh chóng, thành công và an toàn nhất.
Sự chủ động trong việc giao hàng, nắm bắt chuẩn xác thời gian là vô cùng quan trọng bởi nó rút ngắn thời gian vận tải đáng kể. Từ đó, việc tăng chuyến, tránh thời gian chờ đợi không cần thiết được đảm bảo tốt nhất.
Báo cáo tự động
Hoạt động vận tải cần có những báo cáo, thống kê một cách kỹ lưỡng và cụ thể mới đảm bảo giúp chúng ta có thể xác định được tình hình hoạt động, hiệu quả kinh doanh trở nên dễ dàng và tốt hơn. Lúc đó, có được phương án điều chỉnh thích hợp, hoàn thiện dịch vụ vận tải đều trở nên dễ dàng hơn.
Một phần mềm quản lý vận tải chất lượng cần đảm bảo có hệ thống tự động xuất hóa đông với nhiều phương thức khác nhau. Việc cập nhật về KPI của đội xe, tài xế theo thời gian thực tiến hành thuận lợi và chuẩn xác. Lúc đó, việc theo dõi tốt, chi tiết về hiệu suất giao hàng là yếu tố được đảm bảo tốt nhất.
Cung cấp dịch vụ vận tải hiện nay trở thành một lựa chọn đầu tư của nhiều doanh nghiệp. Việc vận chuyển hàng hóa cho hoạt động kinh doanh có nhu cầu vô cùng lớn nên dịch vụ vận tải luôn duy trì được lượng khách hàng đông đảo và đều đặn. Tìm hiểu và ứng dụng một phần mềm quản lý vận tải phù hợp, chất lượng để việc quản lý dịch vụ vận tải được thực hiện hiệu quả, chuẩn xác như mỗi người mong muốn. Chủ động hơn trong việc kinh doanh vận tải là điều được đảm bảo để thu nhận lợi nhuận cao, có được dịch vụ chất lượng và sự tin tưởng của nhiều khách hàng.
Xem thêm >> Tính năng chi tiết của phần mềm quản lý vận tải Winta Logistics
Cần chuẩn bị gì khi triển khai phần mềm vận tải
Việc triển khai phần mềm quản lý vận tải khá tốn thời gian và chi phí vì vậy công tác chuẩn bị trước khi triển khai dự án là vô cùng quan trọng trong đó yếu tố con người đóng vai trò then chốt.
- Thành lập ban quản lý dự án triển khai phần mềm
- Chuẩn bị tinh thần thực hiện dự án cho đội ngũ nhân viên
- Chuẩn bị tập huấn cơ bản về tin học cho đội ngũ nhân viên
- Chuẩn bị phần cứng, cơ sở hạ tầng công nghệ
- Chuẩn bị đội ngũ nhân sự triển khai dự án
- Chuẩn bị các số liệu ban đầu
- Nên triển khai phần mềm vận tải theo hình thức tập trung
Xem thêm >> Cần chuẩn bị gì khi triển khai phần mềm ERP
Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý vận tải
- Hiệu quả - Dễ quản lý và theo dõi hàng hóa, phương tiện tại bất kỳ địa điểm, không gian và thời gian.
- Hiệu suất - Giúp các phòng ban hoạt động thống nhất với nhau trên một cơ sở dữ liệu, giảm thiểu rủi ro sai sót thông tin, thất thoát hàng hóa. Cung cấp kết quả nhanh chóng, và có thể xử lý khối lượng lớn các lô hàng mọi lúc mọi nơi.
- Giảm chi phí – Nhờ vào công nghệ và ứng dụng doanh nghiệp có thể giảm bớt số lượng lớn nhân sự vận hành quy trình chuỗi cung ứng này và các chi phí phát sinh trong quá trình vận hành khối công việc hằng ngày.
- Tiết kiệm thời gian – Nhờ áp dụng phần mềm vận tải logistic theo quy trình đồng bộ giữa các bộ phận, phòng ban giúp xử lý công việc một cách nhịp nhàng nhanh chóng .
- Mạnh mẽ - Công nghệ và dữ liệu tiên tiến của Winta transport đảm bảo phần mềm sẽ chạy tối ưu với các phần cứng và hệ điều hành ngày nay, bao gồm cả môi trường máy ảo. Tích hợp với các phần mềm khác của Winta trên cùng một dữ liệu giúp bạn có một hệ thống dữ liệu đồng bộ, nhất quán.
- Theo đặc thù – Đối với các doanh nghiệp vận tải logistic luôn luôn có sự khác nhau về quy trình tổ chức công việc. Vì vậy việc thiết lập tùy chọn, thiết kế và lập trình theo đặc thù riêng của doanh nghiệp luôn là điều cần thiết.
- Khả năng mở rộng - Có thể mở rộng trên nhiều máy chủ tại nhiều chi nhánh để tối ưu hóa các giao dịch, tăng băng thông và tăng tốc hiệu suất tổng thể. Có thể thiết kế và lập trình thêm các chức năng khi có yêu cầu.
- Chuyên nghiệp - Tăng sự tin tưởng của khách hàng cho doanh nghiệp, tạo được thương hiệu riêng có uy tiến trong nghành vận tải logistic.
Tư vấn phần mềm quản lý vận tải
Ngành vận tại có nhiều loại hình, mỗi doanh nghiệp có quy trình quản lý, nghiệp vụ khác nhau. Hãy liên hệ Công ty Winta để được tư vấn và đưa ra giải pháp hợp lý.
Quý khách vui lòng đăng ký tư vấn giải pháp, Demo phần mềm quản lý vận tải theo link dưới đây Winta sẽ liên hệ ngay sau khi tiếp nhận. Xin cảm ơn.
