Nói về nhập khẩu thì có nhiều loại hình nhập khác nhau, nhưng để đơn giản và giúp các bạn dễ nắm bắt quy trình, trong bài này mình sẽ chia sẻ về quy trình nhập khẩu hàng kinh doanh (nhập theo loại hình A11, A12 trong phần mềm khai báo hải quan)
Quy Trình Nhập Khẩu Hàng Hóa Tổng Quát
Đối với một lô hàng cơ bản, bạn sẽ làm thủ tục nhập khẩu theo quy trình sau đây:
Chi Tiết Các Bước Cần Thực Hiện
Ø Bước 1: Ký kết hợp đồng ngoại thương (sale contract)
Sau khi tìm được nguồn hàng, bạn sẽ thương lượng và thỏa thuận các điều kiện và điều khoản giao hàng, để ràng buộc và có tính pháp lý, chúng ta sẽ đưa các thỏa thuận đạt được vào hợp đồng ngoại thương.
Tùy mặt hàng đặc thù mà có các điều khoản khác như, nhưng trong đó bạn cần chú ý các điểm chính sau đây:
Tên hàng (tên hàng đầy đủ là gì, nếu máy móc thì thể hiện rõ model, nhãn hiệu – nhập xe thì phải có số model, nhãn hiệu, số khung, số máy, số seri – nhập nông sản phải thể hiện rõ là mùa vụ nào,……)
Quy cách đóng gói (đóng kiện gỗ hay thùng carton, mỗi thùng bao nhiêu bịch/gói/hủ….)
Số lượng, trọng lượng
Đơn giá, trị giá lô hàng cùng đồng tiền thanh toán
Điều kiện giao hàng(điều kiện gì trong incoterms 2000 hoặc 2010: FOB hay CIF, CIF, CIP,….)
Thanh toán: thời hạn và điều kiện thanh toán (TT, L/C,…….khi nào phải thanh toán, trả trước hay trả sau, trả một lần hay trả nhiều lần……….)
Bộ chứng từ yêu cầu (invoice, packing list, Bill of lading, C/O, C/Q, Phyto,…..)
Hai bên ký hợp đồng : tùy mức độ tin tưởng sẽ ký trực tiếp, ký online,…sau khi ký xong hợp đồng bạn sẽ chuẩn bị các bước tiếp theo để đưa hàng về.
Ø Bước 2: Đặt lịch tàu (booking tàu)
Tùy điều kiện giao hàng thỏa thuận trong hợp đồng mà bạn xác định được bên nào sẽ thuê tàu để vận chuyển hàng, mình ví dụ: bạn ký hợp đồng với điều kiện giao hàng là FOB – khi đó người mua sẽ thuê tàu.
Bước 1: bạn chọn hãng tàu hoặc đại lý để thuê tàu
Kiểm tra giá cước và các khoảng local charge
Kiểm tra lịch tàu chạy : 1 tuần có mấy chuyến, chạy vào ngày nào, hành trình trên biển là bao nhiêu ngày
Sau khi chọn được hãng tàu hoặc FWD, bạn cung cấp thông tin để lấy booking note, bao gồm:
• Tên hàng
• Số lượng cont (cont 20’, 40’, cont lạnh hay cont khô,….) / đối với hàng FCL thì bạn cung cấp số kiện, số kg và số cbm hàng hóa
• Cảng bốc hàng
• Cảng dỡ hàng
• Thời gian hàng sẵn sàng để hãng tàu sắp xếp lịch tàu chạy phù hợp
• Các điều kiện khác tùy chủng loại hàng riêng biệt.
Bạn chỉ cần cung cấp thông tin đặt chỗ và thông tin liên hệ với shipper, hãng tàu hoặc FWD sẽ chủ động liên hệ với shipper để xác nhận và gửi booking note để shipper sắp xếp đưa hàng ra theo lịch.
Đối với booking note hàng nhập khẩu, sau khi nhận được booking note bạn chỉ cần kiểm tra lại số lượng cont, cảng đi, cảng đến và các yêu cầu đặc biệt (nếu có), bạn không cần quan tâm quá nhiều đến closing time hay VGM cut-off như đối với hàng xuất, do việc này phía shipper sẽ theo dõi và tự sắp xếp.
Ø Bước 3: Xin giấy phép nhập khẩu nếu có (import licence – if any)
Đối với các mặt hàng không cần giấy phép khi nhập khẩu bạn bỏ qua bước này.
Đối với các mặt hàng cần giấy phép khi nhập khẩu (ví dụ: nhập trái cây tươi, giống cây trồng, động vật sống, v/v, bạn cần chú ý các chi tiết sau:
Danh mục hàng hóa xuất khẩu theo giấy phép, điều kiện – Phụ lục III – ban hành kèm Nghị định 69/2018/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2018 của Chính Phủ.
Thông thường thời gian xin giấy phép (ở Cục hoặc Bộ) là từ 7 đến 10 ngày làm việc, nếu đơn vị không có người đi nộp và nhận hồ sơ trực tiếp mà nộp qua bưu điện thì bạn nên cộng thêm thời gian gửi thư.
Thứ 2 là kiểm tra thời gian tàu chạy: thời gian tàu di chuyển từ cảng bốc hàng đến cảng dỡ hàng có đủ để kịp xin giấy phép hay không ?
Nếu tuyến xa, tàu chạy từ 25 đến 35 ngày thì bạn yên tâm vì giấy phép sẽ có trước khi hàng về, tuy nhiên nếu đi tuyến gần ví dụ như HK, CN hay KR thì tốt nhất bạn nên xin giấy phép trước khi cho hàng lên tàu để hạn chế phát sinh chi phí tại cảng đến do chưa có giấy phép (ví dụ: phí lưu cont tại bãi – DEM, phí lưu bãi – Storage, hoặc phí chạy điện đối với hàng lạnh).
Đối với hàng nhập có giấy phép: doanh nghiệp phải có giấy phép tại thời điểm đăng ký tờ khai hải quan và phải khai đầy đủ thông tin giấy phép trên tờ khai.
Giấy phép kiểm dịch thực vật
Ø Bước 4: Theo dõi tiến độ đóng hàng đầu xuất khẩu
Mặc dù việc đóng hàng là trách nhiệm của bên xuất khẩu, nhưng để tránh những rủi ro không mong muốn làm ảnh hưởng đến quy trình nhập hàng, bạn nên chú ý kiểm tra và nhắc nhỡ khách hàng chuẩn bị hàng và xếp hàng lên tàu đúng thời điểm.
Trước khi đóng hàng : yêu cầu khách hàng chụp hình container rỗng
Mình gặp nhiều trường hợp khi hàng về tới VN, người nhận hàng kéo cont về kho rút hàng, sau đó thì hãng tàu thông báo cont hư, cont dơ và yêu cầu người mua đóng tiền sửa chữa cont, vệ sinh cont, khi đó lại xảy ra tranh chấp và đổ lỗi cho nhau, xuất nói do nhập làm hư và nhập đỗ lỗi cho xuất lấy cont hư và dơ sẵn từ bên kia.
Do đó bạn nên kiểm tra sơ bộ cont rỗng trước thông qua hình ảnh để tránh tranh chấp về sau.
Kiểm tra số cont/seal : khi hàng về tới cảng VN bạn có thể đối chiếu lại so với cont thực tế, số cont/seal trên B/L, nếu có thông tin nào sai lệch thì thông báo cho bên xuất hoặc công ty bảo hiểm để xác nhận trước.
Kiểm tra container rỗng
Kiểm tra hình ảnh sau khi đóng hàng xong
Kiểm tra đóng hàng vào container
Sau cùng là đóng hàng xong bạn kiểm tra tình trạng chốt seal, để đảm bảo rằng hàng hóa không bị mất trong suốt quá trình vận chuyển.
Kiểm tra niêm Seal Chì
Ø Bước 5: Nhận chứng từ và kiểm tra chứng từ
Sau khi hàng được đóng xong, trước khi khách hàng gửi chứng từ chính thức bằng email hoặc gửi chứng từ gốc bằng đường hàng không về, bạn nên yêu cầu gửi email bản nháp để bạn kiểm tra trước, nếu có sai sót thì điều chỉnh, bổ sung lại cho đến khi nào đúng như thỏa thuận trong hợp đồng, lúc đó mới gửi chứng từ chính thức.
Các chứng từ cần kiểm tra (cần thiết để làm thủ tục nhập khẩu cơ bản)
Commercial invoice
Packing list
Bill of lading
Certificate of origin
Các chứng từ đặt thù khác như: Phyto, Health Certificate, C/A, C/O
Tùy trong hợp đồng ngoại thương bạn yêu cầu bộ chứng từ gồm những loại chứng từ nào, số lượng bao nhiêu bản mà bạn kiểm tra cho phù hợp.
Ø Bước 6: Đợi hàng về để làm thủ tục nhận hàng
Đối với hàng nhập để kiểm tra thông tin tàu về bạn có thể kiểm tra bằng các cách sau:
Thứ 1: và đơn giản nhất là bạn nhận được thông báo hàng đến (ARRIVAL NOTICE) từ hãng tàu.
Thông báo hàng đến được in từ phần mềm Winta Logistics
Thứ 2: trong suốt quá trình vận chuyển bạn có thể theo dõi trên trang web của hãng tàu.
Thông thường trên trang web của hãng tàu sẽ có phần tracking, bạn chọn vào để theo dõi hành trình của tàu bằng cách nhập số B/L hoặc số container.
Sau khi hàng về theo lịch trong giấy báo hàng đến, bạn nên kiểm tra lại trên trang web của cảng, sân bay để chắc chắn là đã có hàng trên bãi/trong kho hay chưa để sắp xếp lịch nhận hàng và kế hoạch điều xe cho phù hợp
Tra thông tin TCS
Lưu ý:
Khi nhận giấy báo hàng đến, ngoài kiểm tra thông tin ngày hàng đến, cảng đến, số cont/seal, cũng như số lượng, trọng lượng hàng,….bạn nên kiểm tra các chi phí kèm theo, cụ thể là cước tàu (ocean freight) và các khoản local charge tại cảng đến, xem đã đúng với báo giá ban đầu chưa.
Sau khi xác định đúng như báo giá ban đầu của hãng tàu thì bạn sẽ thực hiện việc chuyển tiền và nhận lệnh giao hàng (D/O – Delivery Order).
Hiện tại có 2 hình thức lệnh giao hàng là lệnh giao hàng bản giấy và lệnh điện tử, tùy từng hãng tàu mà bạn sắp xếp việc lấy lệnh và thực hiện thủ tục lấy hàng cho phù hợp.
Nhận D/O xong, bạn chuyển sang bước làm thủ tục hải quan và lấy hàng.
Lệnh giao hàng được in từ phần mềm Winta Logistics
Tra cứu thông tin container
Làm thủ tục hải quan và nhận hàng
Trên đây là toàn bộ quy trình nhập hàng bằng đường biển.
