Chi phí triển khai ERP là bao nhiêu?
Để đưa ra quyết định triển khai ERP, doanh nghiệp cần hiểu về cách các chi phí hình thành. Với quy mô doanh nghiệp của bạn, chi phí triển khai ERP bao nhiêu được xem là hợp lý? Hãy cùng ERPViet tìm hiểu thông tin chi tiết thông qua bài viết dưới đây:
Bài viết đề cập đến các vấn đề chính sau:
- Triển khai ERP là gì?
- Lợi ích của hệ thống ERP đối với doanh nghiệp
- Kế hoạch triển khai ERP
- 4 chiến lược hàng đầu để triển khai ERP
- Các bước triển khai ERP
- Chi phí triển khai ERP là bao nhiêu?
- Chi phí bảo trì ERP
- Làm thế nào để đo lường hiệu quả triển khai ERP?
Các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp là người dẫn đường, giúp các doanh nghiệp hình thành quy trình kinh doanh của ngày hôm nay. Trong khi công nghệ và thị trường đang phát triển không ngừng, chúng ta cần nhìn nhận và triển khai ERP từ một góc độ mới.
Hầu hết các công ty đều đi đến kết luận rằng họ phải bắt kịp với các đòi hỏi không ngừng của hoạt động kinh doanh ngày nay. Các giải pháp phần mềm hiện đại chính là chìa khóa giúp doanh nghiệp tăng năng suất. Các ứng dụng khác nhau có thể cải thiện các lĩnh vực khác nhau như quản lý sản phẩm, kế toán, nhân sự, quản lý quan hệ khách hàng,...
Một trong số đó là hệ thống quản trị doanh nghiệp ERP. Nhắc đến ERP, doanh nghiệp thường nghĩ ngay đến một giải pháp quản trị tổng thể với chi phí triển khai cao chót vót. Hãy cùng tìm hiểu xem những gì diễn ra trong quá trình triển khai ERP, các giai đoạn triển khai, các mẹo nhỏ giúp ích cho doanh nghiệp trong quá trình triển khai và các chi phí liên quan.
Triển khai ERP là gì?
Phần mềm ERP là các hệ thống/chương trình tích hợp quản lý các nguồn lực bên trong và bên ngoài của một tổ chức. Một gói ERP tiêu chuẩn thường sẽ bao gồm: Tài chính, kế toán, phân bổ tài nguyên, nguồn nhân lực. Các hệ thống tiên tiến hơn sẽ có thêm quản lý quan hệ khách hàng (CRM), quản lý bán hàng, chuỗi cung ứng Logistics, mua hàng, quản lý kho.
Triển khai ERP là một quá trình dài mất nhiều thời gian và nguồn lực. Tuy nhiên, những gì doanh nghiệp đầu tư trong quá trình triển khai ERP sẽ được đền đáp trong những năm tiếp theo. Quá trình này bao gồm lựa chọn một hệ thống ERP phù hợp cho tổ chức, lập kế hoạch, triển khai và bảo trì. Tùy thuộc vào độ phức tạp, có 3 loại triển khai hệ thống ERP:
- Nhanh chóng - cài đặt chương trình một giải pháp cho doanh nghiệp, khi không cần thêm dịch vụ hoặc điều chỉnh;
- Tiêu chuẩn - cho các doanh nghiệp có tiến hành tùy chỉnh theo yêu cầu;
- Nâng cao - với nhiều địa điểm khác nhau, nhiều ngôn ngữ hoặc tiền tệ, tiện ích bổ sung,...
Lợi ích của hệ thống ERP đối với doanh nghiệp
Năng suất kinh doanh là yếu tố hàng đầu giúp định hình thành công trong triển khai ERP. Một ứng dụng ERP tốt mang lại quyền truy cập theo thời gian thực vào cơ sở dữ liệu thống nhất được chia sẻ cho tất cả mọi người trong công ty. Nói cách khác, ERP giúp công việc trở nên dễ dàng hơn cho các tổ chức kinh doanh.
Sau đây là 10 lợi ích chính khi triển khai ERP:
- Hiệu quả - tiêu chí quan trọng nhất của phần mềm ERP, giúp giảm các tác vụ thủ công và lặp đi lặp lại.
- Tiết kiệm chi phí - không kém phần quan trọng, nhờ dữ liệu chính xác doanh nghiệp có thể giảm chi phí vận hành và ngăn ngừa sự chậm trễ/gián đoạn.
- Bảo mật - bảo mật và đảm bảo an toàn dữ liệu với các tùy chọn để hạn chế quyền truy cập vào các lớp thông tin khác nhau.
- Dịch vụ khách hàng - tương tác tốt hơn và nhanh hơn với khách hàng, cơ sở dữ liệu khách hàng, thông tin chính xác và đầy đủ, lịch sử giao dịch, v.v.
- Tương thích với di động - dễ dàng truy cập vào hệ thống từ bất cứ đâu.
- Báo cáo - nhiều loại báo cáo kinh doanh, tùy chọn để tùy chỉnh báo cáo, trực quan hóa tốt hơn các dữ liệu phức tạp.
- Dự báo - dựa trên dữ liệu chính xác và giao dịch từ hoạt động kinh doanh của chính bạn.
- Tính linh hoạt & khả năng mở rộng - có sẵn nhiều cấu hình khác nhau, dễ dàng điều chỉnh tất cả các yếu tố và mô-đun theo ý muốn.
- Tự động hóa - tiết kiệm thời gian và chi phí bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ dư thừa.
- Khả năng cạnh tranh - với tất cả những lợi thế được kết hợp một cách phù hợp, công ty của bạn sẽ có được lợi thế so với những đối thủ cạnh tranh khác trên thị trường.
Nestle là một ví dụ tuyệt vời về việc triển khai ERP hiệu quả. Với những cải tiến mà ứng dụng đã mang lại, đặc biệt là quản lý chuỗi cung ứng và dự báo nhu cầu, công ty đã đạt năng suất tốt hơn nhiều, khi 29 thương hiệu khác nhau sát nhập vào một cơ sở dữ liệu thời gian thực duy nhất.
Kế hoạch triển khai ERP
Giai đoạn đầu tiên của nhiệm vụ triển khai ERP là tìm hiểu và lập kế hoạch. Giai đoạn này không thể bỏ qua bởi đây là giai đoạn mang tính chiến lược sẽ giúp bạn lựa chọn đúng phần mềm và đưa hệ thống vào vận hành. Giai đoạn này nên bao gồm các công việc sau:
- Tóm tắt trường hợp kinh doanh
- Chi phí sở hữu thực sự (TCO) được xác định
- Yêu cầu cấu hình
- Quản lý dự án
- Yêu cầu quy trình kinh doanh
- Chiến lược thực hiện
- Quản lý tổ chức (vai trò và trách nhiệm)
- Xác định các giai đoạn
- Timeline và deadline
- Các lĩnh vực khả năng hệ thống không nhất quán
- Chiến lược di chuyển dữ liệu
- Yêu cầu tài nguyên
4 Chiến lược hàng đầu để triển khai ERP
Có nhiều chiến lược triển khai ERP khác nhau và việc lựa chọn đúng chiến lược phù hợp sẽ giúp quá trình triển khai của doanh nghiệp trở nên thuận lợi hơn. Sau đây là 4 nhóm chiến lược triển khai ERP:
- Big bang - một hệ thống mới sẽ hoạt động ngay lập tức và tất cả người dùng chuyển sang sử dụng nó;
- Phrased Rollout - quá trình chuyển đổi diễn ra theo từng giai đoạn, người dùng di chuyển từng bước;
- Agile - cũng xảy ra theo từng giai đoạn, nhưng theo thiết kế liên tục, thử nghiệm và triển khai các yếu tố cho đến khi chuyển sang một giai đoạn khác;
- Parallel - cả hệ thống mới và cũ đều hoạt động cùng một lúc, trong khi người dùng dần dần chuyển sang một ERP mới.
# 1 Chiến lược Big bang khá mạo hiểm. Theo cách tiếp cận này, việc triển khai ERP được thực hiện trong một thời gian ngắn. Tất cả các mô-đun của một hệ thống mới được cài đặt cùng một lúc và hệ thống cũ bị tắt. Điều nguy hiểm là nếu chiến lược này thất bại, nó sẽ gây rủi ro cho toàn bộ hoạt động kinh doanh.
Tuy nhiên, chiến lược triển khai ERP này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc, không cần đến bất kỳ giao diện tạm thời nào. Phạm vi của Bing Bing phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc vì một lý do nào đó cần triển khai ERP trong một khoảng thời gian ngắn.
# 2 Triển khai theo giai đoạn (Phrased Rollout) là hình thức triển khai ERP được thực hiện theo một chuỗi các bước được lên lịch trong một khoảng thời gian nhất định. Cách tiếp cận này cung cấp cho doanh nghiệp thời gian để tìm giải pháp nếu có sự cố xảy ra và cũng tạm thời quay lại hệ thống cũ trong thời gian giải quyết vấn đề. Doanh nghiệp có thể bắt đầu triển khai từ các module quan trọng nhất. Nếu tổ chức có nhiều trang web, cách tiếp cận theo giai đoạn cung cấp cơ hội để doanh nghiệp chọn một trang thử nghiệm để triển khai ERP. Đào tạo diễn ra từng bước – theo đó, nhân viên có sẽ được đào tạo và tích lũy kinh nghiệm, kỹ năng. Điều này cũng cải thiện tỷ lệ chấp nhận của người dùng cuối. Phương pháp theo từng giai đoạn giúp bộ phận CNTT dễ dàng khắc phục khi phát sinh sự cố.
Có ba cách khác nhau để triển khai ERP theo giai đoạn:
- Theo mô-đun - thông thường, các mô-đun được sử dụng trong các hoạt động hàng ngày sẽ được ưu tiên triển khai trước tiên;
- Theo đơn vị kinh doanh - bắt đầu từ một trang web/bộ phận và dần triển khai đến các đơn vị, bộ phận khác
- Theo địa lý - dựa trên khu vực/thành phố/đơn vị,...
# 3 Triển khai Agile hỗ trợ tốt cho việc quản lý các dự án dài hạn. Chiến lược này chia một dự án thành các giai đoạn ngắn gọi là Sprint. Mỗi Sprint có một giai đoạn thử nghiệm và điều chỉnh, cho phép giải quyết các vấn đề tiềm ẩn. Nó mang lại khả năng thích ứng nhanh chóng với các thay đổi kinh doanh – điều mà các phương pháp khác khó đuổi kịp. Bước đầu tiên của chiến lược là thu thập tất cả các thông tin cần thiết và chuẩn bị dự án. Sau đó các Sprint được tạo ra. Agile mang đến sự linh hoạt về nhu cầu thị trường, giảm thiểu chi phí, mặc dù cần giao diện tạm thời và có xu hướng mất nhiều thời gian hơn.
# 4 Parallel là một chiến lược ít rủi ro hơn vì nó đề xuất triển khai một hệ thống mới trong khi vẫn đang chạy một hệ thống cũ. Nhân viên có thể vừa học cách sử dụng một hệ thống mới vừa thực hiện các hoạt động thường xuyên của họ với hệ thống cũ. Khi một hệ thống ERP mới đã thực sự hoạt động tốt, hệ thống cũ sẽ bị tắt. Cân nhắc ưu và nhược điểm, chúng ta nên lưu ý rằng phương pháp song song có chi phí cao hơn, thời gian thực hiện lâu hơn và cần đến nhiều nỗ lực hơn (người dùng phải nhập dữ liệu vào cả hai hệ thống).
Các bước triển khai ERP
Chọn một hệ thống ERP đáp ứng các yêu cầu cụ thể của bạn sẽ cho phép triển khai ERP mượt mà hơn. Nếu phần mềm đó phù hợp với ngành và lĩnh vực của bạn, bạn sẽ không cần phải tùy chỉnh thiết kế và điều chỉnh ứng dụng. Một trong những nguyên do hàng đầu dẫn tới thất bại khi triển khai ERP là do hệ thống không phù hợp với yêu cầu kinh doanh. Tuy nhiên, mua một hệ thống ERP mới chỉ là một nửa thỏa thuận. Doanh nghiệp cần tuân thủ các bước triển khai ERP. Trong bất kỳ quy trình triển khai ERP nào, sẽ luôn có những giai đoạn bắt buộc, dù bạn muốn hay không.
- Lựa chọn ERP - viết ra các tính năng quan trọng, phân tích, nghiên cứu và so sánh, đàm phán.
- Quản lý thay đổi – doanh nghiệp cần định hướng lại và thuyết phục nhân viên làm việc trong môi trường hoàn toàn mới.
- Chuẩn bị và di chuyển dữ liệu - xem xét mức độ tương thích dữ liệu của bạn với một hệ thống ERP mới, quyết định về những gì có thể (và không thể) loại bỏ, chuyển đổi dữ liệu.
- Triển khai ERP - cài đặt, cấu hình và tối ưu hóa hệ thống.
- Kiểm tra - kiểm tra các khía cạnh chưa hoạt động đúng, sửa lỗi.
- Tùy chỉnh - điều chỉnh các yếu tố quan trọng của ERP, phù hợp với quy trình làm việc và quy trình kinh doanh của công ty.
- Đào tạo người dùng – hướng dẫn nhân viên làm việc với hệ thống và sử dụng các ứng dụng hiệu quả.
- Khởi động hệ thống và bảo trì - Kích hoạt ERP tại tất cả các bộ phận, hỗ trợ, bảo trì, cập nhật sau khi hệ thống chính thức được vận hành, v.v.
Chi phí triển khai ERP là bao nhiêu?
Cuối cùng, vấn đề chính khi triển khai một giải pháp ERP luôn luôn là chi phí. Chi phí triển khai hệ thống ERP phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Dưới đây là một số yếu tố ảnh hưởng đến chi phí của ERP:
- Quy mô công ty (số lượng người dùng, số phòng ban, số lượng địa điểm, v.v.)
- Loại giải pháp (theo đặc thù ngành và có tùy chỉnh, hoặc giải pháp chung và linh hoạt)
- Tài nguyên bổ sung (tư vấn bên ngoài, đào tạo người dùng, theo dõi nhiệm vụ, v.v.)
- Mức độ tùy biến
Danh sách này có thể được tiếp tục và mở rộng, tuy nhiên, đây là những yếu tố chính ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP. Vì vậy, chỉ để cung cấp cho bạn những hình dung cơ bản, dưới đây là chi phí ước tính cho việc triển khai hệ thống ERP dựa trên quy mô công ty và phạm vi thị trường.
- Doanh nghiệp nhỏ: $ 5.000 - $ 50.000
- Doanh nghiệp nhỏ - vừa: $ 50.000 - $ 1 triệu đô la
- Doanh nghiệp vừa – lớn: từ $ 1 triệu đô la trở lên
Doanh nghiệp có thể gặp nhiều khó khăn khi muốn làm rõ về phạm vi giá. Kết quả tìm kiếm phổ biến nhất của Google cho thấy cài đặt ERP cho một doanh nghiệp cỡ trung bình sẽ có chi phí dao động từ $ 150.000 đến $ 750.000. Chi phí ERP lớn có thể do nhiều yếu tố, một trong các yếu tố đó đã được đề cập ở trên. Mỗi phần mềm sẽ có mức độ sử dụng khác nhau, chương trình đào tạo, tùy chỉnh, bảo trì, nâng cấp khác nhau. Chính vì vậy, mức giá sẽ khác nhau đối với mỗi dự án triển khai ERP. Đó là lý do vì sao các đơn vị cung cấp giải pháp ERP rất khó để đưa ra một mức giá chuẩn.
Không ai có thể xác định mức giá cuối cùng để triển khai ERP một cách chính xác. Các nhà cung cấp có thể cho bạn biết chính sách giá của họ và chi phí bổ sung có thể. Bạn có thể dự đoán ngân sách của mình dựa trên các yêu cầu về cơ sở hạ tầng, nhân viên và phần mềm. Vấn đề là bạn sẽ chỉ biết tổng chi phí chính xác khi dự án hoàn thành. Nguyên tắc chung là: công ty càng lớn, số lượng người dùng càng lớn, chi phí sẽ càng cao.
Ví dụ
Một công ty có 100 nhân viên quyết định triển khai ERP. Phí một lần là $ 2,975 cho mỗi người dùng có nghĩa là doanh nghiệp sẽ phải chi ra $ 297.500.
Phí bảo trì hàng năm (18% = $ 53,550), chi phí lắp đặt và cấu hình (với mức $ 195 mỗi giờ chiếm khoảng $ 10.000 trở lên)
Các dịch vụ tùy chỉnh và đào tạo (giả sử 100.000 đô la mỗi dịch vụ)
Khi đó, bạn có thể phải chi trả chi phí vượt quá 500.000 đô la cho phần mềm.
Ngoài ra, chi phí chi trả cho phần mềm thường thấp hơn so với chi phí dành cho nhân viên, tư vấn bên ngoài. Chi phí dành cho các phần thông thường sẽ có tỷ lệ như sau:
- 15-30% chi phí được chi trả cho chính phần mềm,
- 5-10% dành cho cơ sở dữ liệu và quản lý hệ thống,
- 10-20% dành cho cơ sở hạ tầng,
- 40-60% chi phí dành cho nguồn nhân lực.
Các yếu tố đóng góp vào chi phí triển khai ERP
Loại công ty và số lượng người dùng hệ thống
Các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa với quy mô trung bình sẽ yêu cầu hệ thống phức tạp hơn so với công ty loại dịch vụ. Để chọn ra đâu là giải pháp tốt nhất dành cho doanh nghiệp mình, bạn phải tiến hành phân tích sâu các yêu cầu. Ngay cả các nhà cung cấp phần mềm cũng không thể cung cấp cho bạn mức giá chính xác nếu các yêu cầu về hệ thống của bạn chưa được làm rõ.
Số lượng dịch vụ của bên thứ ba
Dịch vụ của bên thứ 3 có thể đóng góp vào khoảng 30 - 35% chi phí triển khai ERP. Dịch vụ của bên thứ ba để làm gì? Rất nhiều trong số chúng được thiết kế để nâng cao kinh nghiệm làm việc với hệ thống ERP, cũng như phù hợp với nhu cầu của ngành công nghiệp nhất định. Trên thực tế, đây là một tuyến đường thay thế để giúp doanh nghiệp chi tiêu ít hơn. Ngay khi khách hàng ERP nhận ra rằng họ có thể từ chối dịch vụ bảo trì từ nhà cung cấp, họ sẽ thấy thị trường bên ngoài đã tràn ngập dịch vụ hỗ trợ của bên thứ ba. Ngoài ra, các nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ ERP bên thứ ba đang thực hiện công việc tốt hơn, nhanh hơn và trách nhiệm hơn.
Chi phí dịch vụ và phần cứng
Dịch vụ hỗ trợ triển khai ERP có giá trung bình trên thị trường là $ 100-$ 200. Và tất nhiên, phần mềm phải đảm bảo phần cứng đáp ứng được yêu cầu. Nếu công ty của bạn không thể trang bị nó, bạn có thể phải trả thêm từ $ 12.000 đến $ 50.000.
Phí Licence
Licence của phần mềm ERP có nghĩa là gì? Hệ thống ERP, giống như nhiều ứng dụng doanh nghiệp, thường không thể mua, nhưng được cấp phép sử dụng. Việc cấp phép có thể dành cho một công ty, một đơn vị cụ thể hoặc một số người dùng. Giấy phép phần mềm có thể là vĩnh viễn hoặc tạm thời. Một thỏa thuận bảo trì có thể cần thiết đối với việc cấp phép - để chi trả cho các hỗ trợ và cập nhật kỹ thuật. Thông thường bảo trì được định giá chiếm 1% chi phí giấy phép.
Loại hình triển khai
Cho dù bạn chọn cài đặt dựa trên nền tảng đám mây hay triển khai ERP tại chỗ, mỗi loại đều ảnh hưởng đến chi phí theo cách riêng của nó. Hầu hết các hệ thống ERP trên nền tảng đám mây được bán trên cơ sở số user/tháng. Hệ thống On-Premise ERP ngược lại cần trả trước một khoản phí lớn, thanh toán 1 lần để trở thành chủ sở hữu hệ thống.
Chi phí bảo trì ERP
Một trong những thực tế không mong đợi ít được các doanh nghiệp triển khai ERP biết đến là chi phí duy trì ERP thường vượt quá chi phí triển khai ban đầu. Khi các doanh nghiệp phát triển, mở thêm các chi nhánh mới, hợp tác với các đối tác thương mại mới hoặc có thể thuê ngoài một số công việc, v.v. Hệ thống ERP buộc phải phát triển song hành cùng.
Chi phí bảo trì ERP thường chiếm khoảng 15% - 20% khoản đầu tư vào một giải pháp ERP. Vì vậy, nếu lấy mức giá trung bình $ 500.000, hỗ trợ bảo trì hàng năm sẽ rơi vào khoảng $ 75.000.
Để giảm thiểu tối đa các khoản chi phí, lời khuyên của chuyên gia là:
- Lập kế hoạch triển khai ERP tốt hơn
- Loại bỏ các giấy phép không cần thiết
- Giảm cập nhật phần cứng với các giải pháp đám mây
- Thuê nhà cung cấp dịch vụ và giảm nhân sự quản lý CNTT của riêng doanh nghiệp
Làm thế nào để đo lường sự thành công của việc triển khai ERP
Một số số liệu cụ thể và chính xác sau sẽ giúp doanh nghiệp đo lường sự thành công của dự án triển khai ERP:
- Đo thời gian quay vòng (thời gian giao sản phẩm cho khách hàng kể từ thời điểm hóa đơn đến)
- Kiểm tra độ chính xác dự báo hệ thống (cần thời gian, thực hiện đủ số lần quy định và thu thập dữ liệu)
- Đo lường sự hài lòng của khách hàng
- Đo lường tỷ lệ chấp nhận hệ thống của nhân viên
- Ước tính thời gian giao dịch bán hàng
- Kiểm tra thời gian ngừng hoạt động của hệ thống (số càng thấp thì càng tốt)
- Đo lường lợi ích chiến lược (ra quyết định nhanh chóng, báo cáo, tiết kiệm chi phí, v.v.)
Kết luận
Chúng ta có thể nói rằng chi phí có thể dao động: từ $ 100.000 đến $ 500.000 đối với các công ty cỡ trung bình và có thể vượt quá $ 1M hoặc thậm chí trên $ 2M đối với các doanh nghiệp lớn.
Liên hệ với chúng tôi theo số 19007202 để nhận tư vấn và báo giá phương án triển khai ERP phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Nguồn : Tổng hợp
