Dịch vụ Winta mang lại là một dịch vụ trọn gói, khi khách hàng triển khai phần mềm hiển nhiên sẽ được đào tạo, hướng dẫn chu đáo, trực tiếp tại đơn vị.
Với phương châm “Giải pháp mềm dẻo, Dịch vụ chuyên nghiệp” khách hàng khi đã ký hợp đồng mua phần mềm của Winta sẽ được cung cấp những dịch vụ chuyển giao phần mềm như sau:
1. Khảo sát và tư vấn giải pháp phần mềm - Nội dung cơ bản bao gồm:
· Tiếp nhận hồ sơ và nghiên cứu các thông tin đã trao đổi với khách hàng (từ bộ phận kinh doanh và tư vấn).
· Khảo sát chi tiết hiện trạng của khách hàng: Khảo sát phần mềm, máy tính, hạ tầng đường truyền INTERNET, Phạm vi áp dụng phần mềm, Quy trình hạch toán, mua/bán hàng hóa, nhân sự..., Lưu lượng và chuyển chứng từ giữa các bộ phận, Các nghiệp vụ, công việc cụ thể của các bộ phận.
· Khảo sát các yêu cầu quản lý riêng của từng bộ phận, ban giám đốc.
· Tư vấn và đưa ra các giải pháp về công nghệ, quy trình hạch toán, yêu cầu quản trị, ... để xử lý các bài toán quản lý của khách hàng.
· Lập và xác nhận kết quả khảo sát với khách hàng bằng “BIÊN BẢN KHẢO SÁT VÀ PHƯƠNG ÁN THỰC HIỆN” triển khai phần mềm.
· Cùng khách hàng lập kế hoạch tổng thể về việc chuyển giao phần mềm bằng việc ký “KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI DỰ ÁN”.
Quá trình khảo sát phải đảm bảo thu thập đầy đủ các thông tin về nhu cầu hiện tạị, tương lai và đưa ra được phương án xử lý các nhu cầu đó của doanh nghiệp. Đồng thời phải đáp ứng đầy đủ các cam kết mà hợp đồng hai bên đã ký. Thời gian thực hiện việc này phụ thuộc vào thực tế công việc của hai bên (thông thường diễn ra khoảng 3 buổi)
2. Chỉnh sửa và cài đặt phần mềm - Nội dung cơ bản bao gồm:
· Dựa vào hồ sơ đã khảo sát, các CBNV kỹ thuật của Winta sẽ phân tích các yêu cầu, lập và đưa ra phương án xử lý các bài toán cụ thể của khách hàng.
· Trao đổi thống nhất với khách hàng thời gian chỉnh sửa phần mềm.
· Lập phương án chỉnh sửa phần mềm.
· Tiến hành sửa đổi phần mềm: Sửa cấu trúc lưu dữ liệu (nếu có), sửa đổi các màn hình nhập liệu, thiết lập các báo cáo cần thiết….
· Kiểm tra tính đúng đắn, chính xác của việc sửa đổi hiệu chỉnh phần mềm bằng các dữ liệu giả lập (Việc này được thực hiện tại bộ phận TEST của Winta).
· Trao đổi, hướng dẫn cơ bản các tính năng của chương trình với khách hàng.
· Cài đặt chương trình vào hệ thống máy tính của khách hàng. Kết thúc phần việc này, hai bên sẽ ký “BIÊN BẢN CÀI ĐẶT PHẦN MỀM”
Các bước xử lý công việc luôn được các cán bộ nhân viên của Winta thực hiện và tuân thủ đầy đủ theo qui định của công ty và tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO : 9001 – 2000. Thời gian thực hiện việc này phụ thuộc vào thực tế công việc hai bên (thường diễn ra khoảng 30 ngày)
3. Đào tạo hướng dẫn sử dụng phần mềm -Nội dung cơ bản bao gồm:
· Cung cấp bàn giao các tài liệu liên quan đến đào tạo cho khách hàng (SÁCH HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG, QUY TRÌNH ĐÀO TẠO …)
· Thiết lập các tham số hệ thống, các quy trình xử lý số liệu như khai báo mã số thuế, thiết lập phương pháp tính giá vốn, …
· Hướng dẫn sơ bộ cách sử dụng phần mềm (các MENU chương trình, các thao tác chung cơ bản, các tính năng hay sử dụng, …).
· Hướng nhập dữ liệu đầu kỳ: Xây dựng danh mục (tài khoản, khách hàng, vật tư…), cách cập nhật các số liệu ban đầu khi sử dụng chương trình (số tồn, dư đầu, kế hoạch …).
· Hướng dẫn công việc hàng ngày: cập nhật chứng từ, thêm các danh mục khi thao tác nhập liệu, các giao dịch phát sinh đơn hàng ...
· Hướng dẫn công việc cuối kỳ: tính giá thành, giá vốn, tạo các bút toán cuối kỳ ….
· Kiểm tra tính đúng đắn của việc nhập dữ liệu: chứng từ dữ liệu kế toán, dữ liệu kinh doanh, dữ liệu nhân sự, đối chiếu dữ liệu ....
· Hướng dẫn lên báo cáo và cách thức lấy số liệu từ phần mềm.
· Hướng dẫn thao tác cuối kỳ/năm (khóa, sao lưu, bảo mật dữ liệu …).
· Chuyển và ký nghiệm thu quá trình đào tạo với khách hàng bằng “BIÊN BẢN XÁC NHẬN ĐÀO TẠO SỬ DỤNG PHẦN MỀM”.
Quá trình đào tạo được thực hiện theo quy trình triển khai. Quy trình này sẽ là cơ sở cho việc triển khai phần mềm một cách khoa học. Thời gian thực hiện việc này phụ thuộc vào thực tế (thường khoảng 04 buổi)
4. Hỗ trợ sử dụng phần mềm - Nội dung cơ bản bao gồm:
· Chuyển đổi một số dữ liệu đã có sẵn của khách hàng (trên các file Excel, Txt …) vào các dữ liệu của danh mục, chứng từ … và cùng khách hàng kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu chuyển đổi.
· Sau đào tạo, nguời dùng sẽ trực tiếp sử dụng chương trình vào công việc. Tuy nhiên do mới sử dụng chương trình nên người dùng sẽ còn nhiều vấn đề khúc mắc (như chưa biết hết các tính năng hoặc khi các nghiệp vụ phát sinh mà người dùng không biết giải quyết như thế nào trên phần mềm …). Lúc này, các chuyên gia của Winta sẽ hỗ trợ trực tiếp người dùng giải quyết các vấn đề nêu trên. Quá trình hỗ trợ này cũng trợ giúp lên được các báo cáo bằng phần mềm.
· Các hình thức hỗ trợ cơ bản như sau: Hỗ trợ hướng dẫn qua điện thoại-Fax; Sử dụng các công cụ hỗ trợ truy cập trực tuyến qua Internet; Chuyên gia Winta sẽ trực tiếp đến trụ sở của khách hàng.
Ngoài ra suốt quá trình sử dụng người dùng có thể thường xuyên trao đổi với nhân viên Wintat để được tư vấn và giải đáp những thắc mắc một cách tốt nhất. Thời gian thực hiện việc này phụ thuộc vào thực tế công việc của hai bên (thường diễn ra khoảng 3 tháng)
5. Nghiệm thu tổng thể phần mềm: Nghiệm thu tổng thể là bước đánh dấu kết thúc toàn bộ quá trình chuyển giao sản phẩm theo hợp đồng mà đã được hai bên ký kết. Nội dung cơ bản bao gồm:
· Chuyển giao các tài liệu, giấy tờ liên quan (GIẤY CHỨNG NHẬN BẢN QUYỀN, ĐĨA CD CÀI ĐẶT, GIẤY BẢO HÀNH…).
· Cùng khách hàng ký biên bản “NGHIỆM THU PHẦN MỀM”.
