Phần mềm quản lý vận tải Winta Logistics

01/06/2012 123,458

Phần mềm vận tải, dịch vụ vận chuyển Winta Logistics

 

Phần mềm quản lý vận tải, dịch vụ vận chuyển, giao nhận hàng hóa là một phân hệ Trucking nằm trong giải pháp tổng thể Winta Logistis. Đối tượng mà phần mềm Winta Logistics áp dụng bao gồm các tập đoàn và công ty vận tải, dịch vụ vận chuyển, các nhà cung cấp dịch vụ Logistic, các nhà máy công nghiệp và các chuỗi cửa hàng thương mại trong và ngoài nước. Có thể đáp ứng được tất cả mọi hoạt động quản lý cho tất cả các bộ phận, phòng ban và chạy trên mọi thiết bị chỉ trong một bộ sản phẩm Winta Logistics.

 

Phần mềm vận tải Winta Logistics được áp dụng cho

  •  Vận tải đường bộ (Xe tải, xe Container, xe khách,...)
  •  Vận tải đường thủy (đường biển, đường sông)
  •  Vận tải đường hàng không
  •  Vận tải đường sắt
  •  Vận tải đa phương thức
  •  Dịch vụ Logistics khác

Chức năng chính

Hệ thống

  • Quản lý, phân quyền và theo dõi người dùng trong hệ thống.
  • Quản lý theo nhóm/bộ phận.
  • Phân quyền chi tiết theo chức năng của từng nhóm, bộ phận, nhân viên.
  • Lịch sử thao tác: Theo dõi quá trình truy suất vào hệ thống của các nhân viên trong công ty, ngăn chặn kịp thời những truy suất bất hợp pháp
  • Tiện ích dữ liệu: Sao lưu và phục hồi dữ liệu, giúp hệ thống ổn định và an toàn.

 

·         Thông tin chung

  • Quản lý thông tin xe: Nhà xe, loại xe, số xe, đặc điểm, …
  • Quản lý tình trạng xe: đang sửa chữa, đang ở bãi, đang chở hàng.
  • Quản lý danh mục kho, bãi, hảng tàu, cảng, Rơmooc, container, đầu kéo
  • Quản lý thông tin tài xế, tài phụ: Tên, điện thoại, địa chỉ, bằng lái, giấy tờ xe,…
  • Quản lý thông tin khách hàng, đối tác, hợp đồng
  • Đăng ký tuyến đường, cự ly vận tải.
  • Đăng ký bảng phí cho từng loại dịch vụ thuế.
  • Đăng ký khung chi phí cho các loại dịch vụ vận tải.
  • Quản lý bảng giá dịch vụ vận tải: Giá khác nhau cho từng KH, cho dù cùng tuyến/size cont.
  • Quản lý bảng giá dịch vụ nâng hạ container: nhiều bãi, nhiều giá.
  • Quản lý định mức tiêu hao nhiên liệu
  • Quản lý giấy tờ xe, cảnh báo hạn đăng kiểm, đăng ký, hạn sữa chữa, bảo dưỡng
  • Liên kết thiết bị định vị GPS, phần mềm khác
  • App di động thông minh dành cho tài xế, quản lý
  • .............

·        

       Nghiệp vụ

  • Quản lý thông tin đặt hàng
  • Quản lý kế hoạch vận chuyển/làm hàng
  • Quản lý lịch trình
  • Quản lý chi phí
  • Quản lý giao nhận hàng hóa (Delivery)
  • Quản lý giao nhận vận chuyển quốc tế (Shipping)
  • Quản lý hàng tồn kho
  • Quản lý công, tính lương
  • Quản lý bảo trì, sửa chữa, thay thế
  • Quản lý công nợ
  • Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ, phụ tùng
  • Quản lý quan hệ khách hàng
  • Liên kết phân hệ kế toán

 

·         Hệ thống báo cáo trên phần mềm vận tải

  • Báo cáo theo xe
  • Báo cáo theo tài xế
  • Báo cáo theo khách hàng
  • Báo cáo sữa chữa, bảo dưỡng
  • Báo cáo Tồn kho
  • Báo cáo Tổng hợp
  • Báo cáo thuế
  • Hệ thống báo cáo quản trị

 

Các phân hệ chính

 

 

 STT

 

 

 PHÂN HỆ

 

MÔ TẢ

 

1

(*)

 

Quản trị hệ thống

  • Quản lý, phân quyền và theo dõi người dùng trong hệ thống.
  • Quản lý theo nhóm/bộ phận.
  • Lịch sử làm việc của User
  • Tiện ích dữ liệu: Sao lưu và phục hồi dữ liệu, giúp hệ thống ổn định và an toàn.

 

2

(*)

 

Quản lý thông tin chung

  • Quản lý thông tin xe: Nhà xe, loại xe, số xe, đặc điểm, …
  • Quản lý tình trạng xe: đang sửa chữa, đang ở bãi, đang chở hàng.
  • Quản lý danh mục kho, bãi, hảng tàu, cảng, Rơmooc, container, đầu kéo
  • Quản lý thông tin tài xế, tài phụ: Tên, điện thoại, địa chỉ, bằng lái, giấy tờ xe,…
  • Quản lý thông tin khách hàng, đối tác, báo giá, hợp đồng
  • Đăng ký tuyến đường, cự ly vận tải.
  • Đăng ký bảng phí cho từng loại dịch vụ thuế.
  • Đăng ký khung chi phí cho các loại dịch vụ vận tải.
  • Quản lý bảng giá dịch vụ vận tải: Giá khác nhau cho từng KH, cho dù cùng tuyến/size cont.
  • Quản lý bảng giá dịch vụ nâng hạ container: nhiều bãi, nhiều giá.
  • Quản lý định mức tiêu hao nhiên lệu.

 

 

3

(*)

 

Quản lý thông tin đặt hàng

  • Quản lý đơn hàng đặt trước.
  • Lập kế hoạch vận chuyển, lập lịch dự kiến.
  • Điều xe, điều tài xế.
  • Thu tiền khách hàng ứng trước.
  • Bảng trạng thái thể hiện thông tin tình trạng của phương tiện.
4 Quản lý kế hoạch vận chuyển
  • Lên kế hoạch vận chuyển
  • Quản lý vận chuyển hàng theo khối lượng, đơn hàng
  • Phân bổ hàng hàng vận theo từng loại xe, tải trọng, trạng thái xe, tài xế
  • Lập lệnh điều xe hàng loạt tự động

 

5

(*)

 

Quản lý lịch trình

 Hành trình đi

  • Ngày đi, chủ hàng, loại hàng, trọng lượng hàng, tổng tiền hàng.
  • Chọn xe, tài xế, tài phụ.
  • Duyệt chi phí, lập phiếu ứng tiền cho tài xế.
  • Lập phiếu cho tài xế thu hộ tiền hàng, chi hộ khách hàng (nếu có). 
Hành trình về
  • Ngày trở về, chủ hàng, loại hàng, trọng lượng hàng.
  • Tuyến đường đi.
  • Tổng tiền hàng.
Kết thúc hành trình
  • Lập phiếu thanh toán tổng chi phí chuyến đi: tiền xăng dầu, tiền ăn ở, tiền chi phí khác. Sau đó lập phiếu tài xế hoàn ứng (nếu dư) hoặc phiếu chi thêm (nếu tổng chi phí chuyến đi vượt qúa chi phi ứng trước).
  • Lập phiếu thu tiền hàng (nếu có).
  • Đóng hành trình (kết thúc).

 

 

6

 

Quản lý tồn kho

  • Quản lý tổng hợp/chi tiết nhập hàng
  • Quản lý tổng hợp/chi tiết xuất hàng
  • Quản lý nhập xuất phụ tùng, nhiên liệu
  • Quản lý xuất nhập tồn

 

7

 

 

 

Quản lý công, tính lương

  • Quản lý hồ sơ, giấy tờ nhân sự
  • Chấm công theo ngày, theo tháng
  • Tính lương cố định, lương theo chuyến, lương khoán
  • Công nợ của tài xế (thu/chi hộ, khác)

 

8

(*)

 

Quản lý bảo trì, sửa chữa

  • Thông báo thời hạn sửa chữa, bảo dưỡng, thay thế
  • Theo dõi thực hiện sữa chữa
  • Tạo phiếu đề xuất sữa chữa khi cần
  • Quản lý vỏ xe

 

9

(*)

 

Quản lý công nợ

  • Tổng hợp/chi tiết công nợ phải trả (xăng dầu, vật tư, phụ tùng, dịch vụ, vv…)
  • Tổng hợp/chi tiết công nợ phải thu khách hàng (tiền hàng, tiền vận chuyển, dịch vụ khác)
  • Tổng hợp/chi tiết công nợ phải trả xe ngoài
  • Tổng hợp/chi tiết  công nợ thu/chi hộ (khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên)

 

10

(*)

 

Quản lý tài sản, phụ tùng

  • Tính khấu hao xe, đầu kéo, rơ mooc
  • Phân bổ công cụ, dụng cụ, phụ tùng
  • Phân bổ chi phí khác

 

11

(*)

 

Hỗ trợ đa tiền tiền

  • Quản lý theo dõi theo nhiều loại ngoại tệ
  • Hạch toán chênh lệch tỷ giá ngay khi nhập chứng từ
  • Hạch toán chênh lệch tỷ giá cuối tháng

12

Quản lý quan hệ khách hàng

  • Tính năng CRM trong kinh doanh vận tải giao nhận hỗ trợ các hoạt động bán hàng và tiếp thị, cũng như các tính năng hỗ trợ và chăm sóc khách hàng...

 

13

 

Phân hệ kế toán

  • Tự động hạch toán hoặc tự hạch toán từng loại chứng từ theo quyết định, thông tư mới nhất của Bộ Tài Chính.
  • Phát hành hoá đơn: Dựa trên bảng kê vận chuyển khách hàng
  • Thanh toán khoản phải trả, ghi nhận hoá đơn đầu vào từ Credit Note của các bộ phận nghiệp vụ
  • Tự động cập nhật số dư phải thu, phải trả trên Debit Note, Credit Note
  • Bút toán cho nghiệp vụ thu chi hộ
  • Bút toán bù trừ công nợ khách hàng
  • Bút toán chi phí quản lý, chi phí bán hàng, nghiệp vụ khác …
  • Quản lý danh mục và khấu hao TSCĐ, phân bổ phụ tùng, chi phí trả trước
  • Bút toán kế toán tổng hợp
  • Tổng hợp hoá đơn GTGT đầu vào, đầu ra báo cáo thuế GTGT định kỳ tháng/quý
  • Tự động lập số liệu sổ sách theo tiêu chuẩn của kế toán nội bộ, kế toán thuế.
  • Báo cáo tài chính.

 

14

 

Liên kết thiết bị GPS

 

 

  • Liên kết dữ liệu thiết bị định vị của tất cả các nhà cung cấp

 

15

 

App di động cho tài xế, quản lý

 

App được cài đặt trên các thiết bị di động thông minh dành cho các đối tượng :

* Nhân viên Tài xế và giao nhận

  • Tài xế được cài đặt App phần mềm trên thiết bị thông minh có sử dụng internet để nhận lệnh điều xe, cập nhật lộ trình của tài xế.
  • Tài xế tự cập nhật các chi phí đi đường trực tiếp trên thiết bị sau đó dữ liệu sẽ được truyền về phòng vận tải, các chứng từ chi phí đi đường sẽ được duyệt lại bởi người quản lý một cách nhanh chóng nhất.
  • Phòng vận tải có thể theo dõi được tình trạng xe thông qua tài xế cập nhật tình trạng xe trên thiết bị để điều phối công việc một cách dễ dàng nhất.
  • Tài xế, nhân viên giao nhận có thể nhắn tin, gọi điện trực tiếp trên ứng dụng cho chủ hàng để thông báo thời gian nhận hàng, giao hàng một cách nhanh chóng.
  • Tài xế, nhân viên giao nhận có thể nhắn tin, gọi điện thông báo đến các điểm giao/gom hàng, kho,… *) Bản đồ hiển thị các điểm cần lấy hàng
  • Tài xế có thể theo dõi bảng lương của mình đến thời điểm hiện tại cũng như một số thông báo khác từ văn phòng điều hành công ty

* Quản lý

  • Ở bất cứ đâu người quản lý đều có thể sử dụng phần mềm duyệt chứng từ thông qua thiết bị thông minh đã được phân cấp độ duyệt.
  • Theo dõi quá trình hoạt động của doanh nghiệp thông qua các báo cáo quản trị.

 

16

(*)

 

Báo cáo

 

Tất cả hệ thống báo cáo được lập theo mọi thời điểm : Theo ngày/tuần/tháng/quý/năm. Phân loại báo cáo theo các nhóm cơ bản dưới đây.

 

Theo xe

  • Báo cáo chi phí chi tiết doanh thu/chi phí/lãi lỗ của từng chuyến đi của từng xe.
  • Báo cáo doanh thu tiền hàng của từng xe.
  • Báo cáo tổng hợp/chi tiết sữa chữa theo từng xe.
  • Báo cáo chi phí khấu hao, phân bổ chi phí theo xe. 
  • Báo cáo tổng chi phí của từng xe trong từng tháng. 
  • Báo cáo kết quả kinh doanh của từng xe.

Theo tài xế

  • Bảng theo dõi quá trình làm việc của tài xế.
  • Bảng kê thanh toán vận chuyển tài xế.
  • Bảng kê chi phí vận chuyển tài xế.
  • In phiếu lương thanh toán với tài xế.

Theo khách hàng

  • Bảng kê vận chuyển khách hàng.
  • Bảng kê vận chuyển xe ngoài
  • Bảng kê chi phí thu chi hộ.
  • Thống kê doanh số theo khách hàng.
  • Báo cáo công nợ phải thu, phải trả, xe ngoài.
  • Báo cáo tình trạng giao hàng theo đơn hàng.
  • Báo cáo hàng mất, hao hụt.
  • Báo cáo tình trạng đền bù.

Tồn kho

  • Báo cáo nhập xuất tồn kho hàng hóa.
  • Báo cáo nhập xuất tồn kho phụ tùng.
  • Thẻ kho.
  • Sổ chi tiết vật tư.

Tổng hợp

  • Báo cáo chi tiết phí nâng hạ container hàng /rỗng.
  • Báo cáo chi tiết phí vận chuyển container hàng /rỗng.
  • Báo cáo chi tiết theo tuyến đường.
  • Phân tích kết quả kinh doanh theo tuyến đường.
  • Báo cáo tổng chi phí phát sinh theo từng mục chi.

Logistics

  • Bảng kê chi tiết dịch vụ với khách hàng
  • Bảng kê chi tiết thu hộ, chi hộ
  • Bảng kê chi tiết phát sinh theo khoản mục
  • Báo cáo tổng hợp/chi tiết theo khối lượng, lợi nhuận
  • Báo cáo giao lệnh giao hàng POD
  • Báo cáo lãi lỗ tổng hợp/chi tiết theo nghiệp vụ
  • Báo cáo tổng hợp/chi tiết tình hình thực hiện theo lô
  • Báo cáo tổng hợp/chi tiết lãi lỗ theo lô
  • ……..Và nhiều báo cáo quản trị khác

Báo cáo thuế

  • Các báo cáo thuế theo tiêu chuẩn của BTC nếu có tích hợp phân hệ kế toán.
Quản trị
  • Báo cáo tổng doanh thu của công ty, chi nhánh, bộ phận.
  • Báo cáo xác định kết quả hoạt động kinh doanh.
  • Một số báo cáo được thiết kế theo đặc thù riêng.
Đặc biệt
  • Báo cáo theo nhiều ngôn ngữ (Việt, Anh,Nhật, Hàn, Pháp, Hoa). Báo cáo theo nhiều ngôn ngữ, song ngữ và cho phép tùy chọn theo từng người sử dụng phần mềm.
  • Quản lý số liệu của nhiều đơn vị cơ sở. Phần mềm cho phép lên báo cáo của từng đơn vị cơ sở, chi nhánh, phòng ban, bộ phần hoặc của toàn (tổng) công ty. Số liệu có thể được nhập ở nhiều nơi và chuyển về công ty mẹ