14/02/2017 473 Views

 Quản lý hàng tồn kho là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong bán hàng nhằm giúp điều chỉnh số lượng hàng hóa và trống thất thoát trong kinh doanh. Từ trước đến nay, excel luôn là một trong những công cụ tiên tiến để quản lý hàng hóa, nó giúp cho chủ cửa hàng tiết kiệm được thời gian công sức so với việc tính toán, ghi chép trên sổ sách. Tuy nhiên với sự phát triển nhanh chóng của các phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp,phần mềm bán hàng, công cụ excel đang dần trở nên lỗi thời và bộc lộ những điểm yếu.

Thứ nhất, sử dụng excel rất dễ gặp sai sót khi tính toán. Đối với các cửa hàng lớn có hàng chục, hàng trăm loại hàng hóa, nếu như người nhập dữ liệu không tập trung rất có thể dẫn đến nhầm lẫn, sai số. Chỉ cần nhập chênh một con số thôi, tất cả các thông tin như hàng nhập hàng xuất sẽ bị chênh lệch, gây hậu quả nghiêm trọng cho bộ phận quản lý kho và bộ phận bán hàng.

Việc này rất khó xảy ra đối với một phần mềm quản  bán hàng hay phần mềm quản lý kho, vìthông thường các công cụ này đều có tính năng đọc mã vạch, nó sẽ quy ước cho mỗi loại hàng hóa một mã vạch riêng . Đầu đọc mã vạch sẽ giúp nhận dạng các loại hàng hóa, dễ dàng cập nhâp dữ liệu về số lượng sản phẩm xuất ra hay nhập vào mà không cần lo lắng về nhầm lẫn. Dựa trên số liệu đó, phần mềm sẽ tự động tổng kết cho bạn tổng số lượng xuất, nhập, tồn một cách chính xác và nhanh chóng

Thứ hai, sử dụng excel thường rất khó bảo mật dữ liệu. Các thông tin được cập nhật trên excel rất khó để bảo mật ngay cả khi đặt mật khẩu. Nguyên nhân là do các dữ liệu liên quan đến bán hàng thường được rất nhiều người sử dụng trong phân tích và rất khó để kiểm soát tất cả mọi người. Với phần mềm quản  bán hàng có tính năng phân quyền nhân viên, chỉ có người những người được cho phép mới có quyền được thao tác trên dữ liệu, và các thao tác này đều được lưu trữ nhằm đảm bảo tính an toàn và minh bạch, giúp người quản lý dễ dàng xác định được các vấn đề phát sinh trong hệ thống.

Thứ ba, sử dụng excel khó chủ động trong việc xuất, nhập hàng hóa. Các loại hàng hóa nhập vào hay xuất ra phải được cập nhập ngay để đảm bảo sự đồng nhất về dữ liệu. Tuy nhiên không phải lúc nào nhân viên bán hàng cũng có thể kiểm soát và thông báo ngay lập tức cho bộ phận quản lý kho về các hoạt động hàng hóa. Nguyên nhân có thể là do lúc đó quá đông khách hay nhân viên quên mất không cập nhật. Chính vì thế, nếu sử dụng excel, bộ phận quản lý kho phải thường xuyên kiểm kho để biết được chính xác số lượng hàng tồn, hàng sắp hết. Bằng việc sử dụng phần mềm bán hàng, số lượng hàng xuất ra nhập vào luôn được cập nhập chính xác thông qua việc đọc mã vạch, hơn nữa nó còn giúp việc kiểm kho trở nên dễ dàng hơn.