Hướng dẫn cách lập Bill Of Lading (House Bill)

11/05/2019 149 Views

 

Quy trình phần mềm giải pháp ERP ngành Logistics (Trucking, Shipping, Logistics, ....)

 

Phần mềm kế toán ngành vận tải
Phần mềm Winta Logistics dành cho ngành vận tải quốc tế (Freight Forwarding, Logistics)
Phần mềm Logistics của người Việt
Giải pháp phần mềm quản trị Winta ERP
Phần mềm quản lý vận tải Container, dịch vụ vận chuyển Winta Logistics
Winta Mobile App dành cho tài xế, nhân viên giao nhận

 

 

HƯỚNG DẪN CÁCH LẬP BILL OF LADING (HOUSE BILL)

 

GUIDELINES ON

ISSUANCE OF HBL

 

*. House Bill of Lading:

-HBL #: Mention HBL # basing on Outbound Tracking List.

(Ex: SEAHCMSIN0905001)

 

-Shipper/ Consignee/ Notify:

Mention the customers with the details:

Company name:

Address:

Tel/Fax:

 

 

 

* The Shipper (consignor) may be one company who is process or export of goods in Viet Nam (processing goods or imp-exp goods); either one company in abroad (processing ordering or intermediate buyers); either Forwarder who has Co-loaded cargo with HBL issuing Company.

* The Consignee may be one import company at the port of discharge; Agent of Forwarder  Co-loaded cargo; or “order” (To order) of the Consignor or the Opening bank.

 

* The Notify Party may be one import company at the port of discharge; Agent of Forwarder’s Co-loaded cargo; either one company in abroad (processing ordering or intermediate buyers); or Customs Agent, container truckers for import company; or leave in blank.

 

-Place of Receipt:  (Only used for Combined Transport)

+If we undertake Door/Port service (from Shipper’s warehouse to Port of loading, respectively with EXW or FCA terms) and the Place of Receipt is different to Port of Loading, we will mention the actual “Place of Receipt” where we pick up the cargo and do Customs clearance or leave in blank.

 

Ex: We pick up cargo and do Customs clearance Nha Trang city, then we will arrange “Bonded Inland move” from Nha Trang city to export CY/ Cat Lai port. We will mention:

-Place of Receipt: Nha Trang.

-Port of Loading: Hochiminh.

 

-Port of Loading:

+Please mention the port that the container/ cargo is actually loaded on board of the vessel.

Ex: Cat Lai port, Khanh Hoi port, Tan Thuan port… (or Hochiminh port).

+In some cases, L/C stipulated the name of Terminal in Hochiminh city (Ex: ICD Phuoc Long, New Port…), please follow up L/C stipulation.

 

-Port of Discharge:

+Please mention the port that the container/ cargo is actually discharged from the vessel into the wharf.

Ex: Los Angeles port.

 

-Place of Delivery: (Only used for Combined Transport)

+If we undertake Port/Door service (from Port of Discharge to Consignee’s warehouse), respectively with DAP/DDP or CPT terms) and the Place of Delivery is different to Port of Discharge, we will mention the actual “Place of Delivery” where we do Customs clearance and deliver the cargo to CNEE’s Door or leave in blank.

 

Ex: Shipping Line/ Delivery Agent in USA will do Customs clearance in Los Angeles, then they will arrange Inland move from Los Angeles to Houston, Taxes and deliver cargo CNEE’s Door. We will mention:

Port of Discharge: Los Angeles port

Place of Delivery: Houston, Texas

 

-Freight payable at:

* Only use this field when freight to be paid in 3rd country or collect at destination from CNEE.

If Freight Prepaid, please leave in blank.

 

 

* If freight to be paid in 3rd country, please mention “Payer name” and inform our agent in 3rd country to collect the freight charge and total amount (freight & banking charge) before cargo arrived at destination (ETA) and confirm to Discharge port Agent to deliver cargo.

 

Ex: Freight to be paid in Hongkong by ABC company.

 

 

*If freight to be collect at destination, please mention the city name that CNEE makes payment or name of Port of Discharge

Ex: Port of Discharge: Rotterdam. Freight payable at “Rotterdam”.

 

-Number of original Bills of Lading:

+If SHPR wants to take original B/L: please mention “3/3” (for the most cases).

+If SHPR wants to take Surrendered B/L or Express B/L or Telex Release: please mention “0/0”

 

 

 

 

 

* The principle is 1 shipment only releasing 1 HBL (either 1 set of original HBL (3/3) or 1 of the forms of HBL express release.

* Change the status from the original HBL to  HBL express release: withdraw full set of original HBL released, issue HBL express release to customers.

* Change the status from the last spot HBf L HBL original: must be certified by delivery agent that cargo is not delivered, notify the delivery agent that HBL status will be changed and original HBL will be issued to customer .

 

-Marks and nos.:

+Type of movement: FCL/FCL; LCL/LCL;

* FCL / FCL; CY / CY: Deliver full container at export CY and receive full container at import CY.

* LCL / LCL; CFS / CFS: Deliver LCL cargo  at export CFS and receive LCL cargo at import CFS.

*LCL/FCL:  (Consolidation) If cargo stuffed into export CFS and then consolidated to make FCL.

*FCL/LCL: (De-Consolidation) Receive FCL cargo at export CY and de-consolidate container into LCL cargo at import CFS.

 

*FCL/FCL; CY/CY: (B/L separation)  If SHPR want to separate into many HBs/L in accordance with contract or L/C, please mention how many part they separated.

Ex: 1×40’DC, SHPR want to make 3 HBs/L, we will mention: FCL/FCL, First part of 3 parts of container, Second part of 3 parts of container, Third part of 3 parts of container.

 

FCL / FCL; CY / CY.

First part of three parts of the STC container 1×40’GP,

Second part of three parts of the STC container 1×40’GP,

Third part of three parts of the STC container 1×40’GP.

 

* STC: Said to contain. Term to exclude the liability of the carrier for quantity, type and nature of goods packed in containers (FCL) or packed in packages (LCL).

 

 

+Container no/ Seal no.: Mention the actual Container/ Seal no.used.

If we have more than 2 containers, please mention number of packages, Description of Goods, GRWT & MEAS for each container with its total quantity.

 

 

* If the body of HBL is not enough room to list all the number of containers of 1 shipment, need to do Attached List (or Attached Rider) to HBL no… How to show detail in the Appendix as detailed expression for 2 or more containers in body of HBL above. Original Attached List should be stamped “Original”, company seal and signed, sealed between HBL and Annex body.

* Cont no. including: 4 letters (codes of container operatorn) and 7 digits. For example: SLIU 1234567.

 

+Shipping marks: LCL cargo will be marks/ numbers indicating outside package. Shipping marks for LCL cargo is compulsory. FCL cargo can be shown shipping marks or leave in blank or N/M (No Marks)

 

 

+Number of Package: Mention the number of outer packages which is visible, packed into container or loaded as LCL.

Ex: 3 Wooden Crates contained 15 cartons. We mention: 3 W/CRT or 3 PKGS.

 

 

* If there are many different types of packaging (eg: 5 Pallets and 7 Drums), shows the number of packages corresponding to the type of packaging (5 Pallets and 7 Drums) or the total number of packages (12 Packages)

* Packaging or dunnage materials made of natural wood (excluding chemical treatment wood, plywood, etc.) required fumigation treatment if exported to USA, Canada, EU, Australia and some of Asian/ African countries…

 

+Description of Goods: Mention the commodity name.

* If consignor packing into containers and fix seal is shown: “Shipper’s Load, Count & Seal”

* If full container, for example have 2×40’GP, expressed: “2×40’GP container STC”

* If LCL cargo, “Part of container STC” or “Part of 1×20’GP / 1×40’GP container STC”

* Description of goods: mention name of the goods / products.

* If we have more than 2 commodities, consol cargo, please mention in break all kinds of goods, separated by a comma “,” or semicolon “;”

* If reefer container, temperature must be set to cont. For example: “Containers temperature to be set at Minus 18 Degrees Celsius”

* If DG cargo packed into full container, besides  trade names under contract, there must be other details such as the Proper Shipping Name (PSN), IMO Class, UN NO., Packing Group No., Subsidiary Risk …

* If L/C requirements to show characteristics, nature of goods or other information, content must be the same as L/C stipulation.

* Other notes of Carrier will also be reflected in the description of the commodity (at the bottom lines) as: “Local charges at Destination will be for Receiver’s account” or “14 days free Liner Detention at Destination” or “Charge for Dismantling of hanging equipment at the Destination to be for account of Consignee” …

 

+Gross Weight:

* Shows the total gross weight of the goods by units KGS (kilograms) or LBS (pounds) for 2 decimal, not the MTS units (Metric Tonnes). For example: 15,000.00 KGS.

 

* It is also possible to express more net weight of goods (Net Weight) in accordance with the contract or L/C stipulation.

* Limit total gross weight of goods packed in containers as road transport, depending on the regulations of each country.

For example: Korea is 20 tons for 20 ‘/ 40’GP / 40’HC;

America is 17.250 tan/20 ‘GP or 19.959 tons / 40’GP / 40’HC.

* If Consignee de-stuff container within port area at the port of discharge, the total gross weight of the goods is limited by Max Payload specified for each type of container.

Example: Maximum load: 28.110 ton/20 ‘GP; 26,010 ton/40’ GP; 27.800 ton/40 ‘HC.

 

+Measurement: Indicate the volume of goods in CBM or CFT with 3 decimal.

Ex: 28.000 CBM.

 

 

+“Shipped on Board” (SOB) notation:

 

It will contain:

Shipped/ Loaded on Board

Feeder Vessel name & voyage

Port of Loading

Sailing Date

Ex:       Shipped On Board

Eagle Excellence V.618

Hochiminh port

May 25th, 2012

 

Only use “Clean On Board” if requested by SHPR/ Bank.

 

* Not required to express terms conditions clean bill of lading “Clean On Board” at SOB notes whether L / C requirements for the transport document “Clean on Board Bill of Lading” (Article 27,UCP 600), as long as there is no provision or notes about the defect condition of goods or packages.

 

+Freight and charges: 

If all Freight and charge are Prepaid/ Collect: Mention “As arranged” or “As Agreed”.

If some charges to be Prepaid, others to be Collect:

 

Ex:       Ocean Freight: Prepaid.

THC at Origin: Collect

AMS: Prepaid

DDC: Collect

 

* Some of South American countries (Argentina, Brazil, etc.), required to show the amount of freight charges and surcharges on the HBL whether the freight is prepaid or collect.

* If prepaid, must collect full freight charge then deliver HBL to customers. If customer has deferred payment before ETA or credit terms, request  customer to provide written commitment to pay (Payment Guarantee Letter) and be signed for approval of the Head of the Department / Board of Directors of Company issued HBL.

* Shipments must be prepaid including: go to hinterland, islands, war or other African countries; reefer cargo, DG cargo, perishable cargo,personal effects, house removal, samples gift, Sales promotion, Fair & Exhibition, cargo value lower than freight charge (Low value) …

 

 

 

+For delivery of goods please apply to: *Mention our Discharge Port Agent with full style:

Agent name

Address

Tel/ Fax:

PIC:

 

 

+Shipper’s declared value of…:

*If SHPR does not declare the value of goods, leave inblank.

 

*If SHPR declares the value of goods higher than USD 500/ package, please inform this value to the actual Carrier to apply the Ad Valorem Rate (AVR) which is higher than Freight all kinds (FAK) when no value declared due to liability premiums increased.

 

+Place and date of issue: Mention the city name and issuing date of B/L. Important note: For shipped B/L type, issuing date of B/L must be Sailing date of feeder vessel.

Ex: Hochiminh city, May 25th,2012.

 

 

* HBL issuing place can be port of loading, port of discharge or any other places in loading country or other third country as required by customers.

* HBL only released to customers when they finished Customs clearance, container dropped off at export CY awaiting ship (FCL) or loaded into CFS warehouse (LCL).

* Back dated HBL (Back dating) is considered as fraud (Maritime fraud). Not back date HBL if shipment is direct call of vessel (port / port). If transshipment, depending on relationship with customers (big customers, regular, potential, etc.) and according to specific schedules, accept back dated HBL restricly with condition that must have a written commitment (LOI-Letter of Indemnity) from consignor or consignee accepted back dating request.

* In case Tri-Angle business,only perform swap HBL (Switching HBL) in the 3rd country when the shipment is released under original HBL. Not be swapped HBL for express release HBL  because while both 2 Consignee on 2 express release HBL have the right to request to receive one same shipment. Just change the information on 3 boxes “Consignor / Consignee / Notify Party” or freight payment terms (from Collect to Prepaid or otherwise…), other details on HBL must remain the same.

* If customers lose original HBL, will reissue one other original HBL with the following conditions: delivery agent to confirm the goods not delivered to the consignee; paper certified by the Police (Police Report); written commitment (Letter Of Indemnity) of consignor and must have Bank guarantee confirmation; Bank Letter of Guaranee (L/G) in the case of HBL issued ” To order “. On body of original HBL reissued, a notation shown, “The second set of original HBL is issued on …(date). The first set of original HBL was lost”.

 

-Signed for … As Agent for the Carrier: HBL issued by the … As agent for The carrier

* Show full name and signature of authorized  person or authorized Agent to issue.

For example:

Signed for ABC Shipping Co.., Ltd..

(Signature)

As Agent for the Carrier…


HƯỚNG DẪN CÁCH LẬP HBL

 

 

*. Vận đơn HBL

-HBL #: Số HBL

* Thể hiện số HBL theo cách cho số Bill hàng xuất của Cty (Thí dụ: SEAHCMSIN0905001)

-Shipper/ Consignee/ Notify: Người gửi hàng/ Người nhận hàng/ Bên nhận Thông báo

* Thể hiện thông tin của các bên do khách hàng cung cấp:

Tên Cty:

Địa chỉ:

Tel/Fax:

 

* Người gửi hàng có thể là Cty gia công hoặc XK hàng ở Việt Nam (hàng gia công hoặc hàng kinh doanh XK); hoặc là 1 Cty ở nước ngoài (người đặt gia công hoặc người mua trung gian); hoặc là Forwarder đã Co-load hàng với Cty phát hành HBL.

 

 

* Người nhận hàng có thể là Cty NK hàng ở Cảng dỡ hàng; hoặc Đại lý của Forwarder đã Co-load hàng; hoặc “Theo lệnh” (To order…) của Người gửi hàng hoặc Ngân hàng mở.

 

* Bên nhận Thông báo có thể là Cty NK hàng ở Cảng dỡ hàng; hoặc Đại lý của Forwarder đã Co-load hàng; hoặc là 1 Cty ở nước ngoài (người đặt gia công hoặc người mua trung gian); hoặc Đại lý khai thuê HQ, xe kéo cont cho Cty NK; hoặc để trống.

 

-Place of Receipt: Nơi nhận hàng (chỉ dùng cho Vận tải liên hợp)

* Nếu điều kiện vận tải là Door/Port (từ Kho của Người gửi hàng đến Cảng dỡ hàng, ứng với điều kiện giao hàng EXW hoặc FCA) và Nơi nhận hàng khác với Cảng xếp hàng, thì thể hiện Nơi nhận hàng thực tế (là nơi nhận hàng và làm thủ tục hải quan) vào ô này; hoặc để trống.

 

 

Thí dụ: Nhận hàng và làm thủ tục Hải quan tại TP.Nha Trang, sau đó di lý từ Nha Trang về bãi xuất của Cảng Cát Lái chờ xuất tàu, cách thể hiện như sau:

-Place of Receipt: Nha Trang city

-Port of Loading: Cat Lai port

 

-Port of Loading: Cảng xếp hàng

* Thể hiện tên cảng xếp container/ hàng hóa lên tàu.

 

Thí dụ: Cat Lai port, Khanh Hoi port, Tan Thuan port… (hay Hochiminh port)

* Nếu L/C qui định ghi cụ thể tên cảng xuất, thì thể hiện tên cảng xuất đó

Thí dụ: ICD Phuoc Long, Tan Cang port…

 

 

-Port of Discharge: Cảng dỡ hàng

*Thể hiện tên cảng dỡ container/ hàng hóa từ tàu xuống.

Thí dụ: Los Angeles port.

 

 

-Place of Delivery: Nơi giao hàng (chỉ dùng cho Vận tải liên hợp)

* Nếu điều kiện vận tải là Port/Door (từ Cảng dỡ hàng đến Kho của Người nhận hàng, ứng với điều kiện giao hàng DDU/DDP hoặc CPT) và Nơi giao hàng khác với Cảng dỡ hàng, thì thể hiện Nơi giao hàng thực tế (là nơi làm thủ tục hải quan và giao hàng) vào ô này; hoặc để trống.

 

 

 

Thí dụ: Hãng tàu/ Đại lý giao hàng tại Mỹ sẽ di lý container/ hàng hóa từ cảng Los Angeles đến Houston,Texas để làm thủ tục hải quan và giao hàng, cách thể hiện như sau:

Port of Discharge: Los Angeles port

Place of Delivery: Houston, Texas

 

 

-Freight payable at: Cước phải trả tại

* Chỉ thể hiện vào ô này khi cước trả trước (Prepaid) tại nước thứ 3 hoặc cước trả sau (Collect) bởi Người nhận hàng tại nơi hàng đến.  Nếu cước trả trước để trống ô này.

 

* Nếu cước trả tại nước thứ 3, phải ghi tên Cty thanh toán cước và thông báo cho Đại lý ở nước thứ 3 chi tiết Cty thanh toán cước và tổng số cước (cộng với phí thu hộ cước và phí chuyển tiền qua Ngân hàng) để tiến hành thu tiền trước khi hàng đến Cảng dỡ hàng (ETA) và xác nhận đã thu đủ tiền cho Đại lý ở Cảng dỡ hàng để thực hiện việc giao hàng.

Thí dụ: Freight to be paid in Hongkong by ABC company.

 

* Nếu cước trả sau tại nơi hàng đến, thể hiện tên thành phố mà Người nhận hàng sẽ thanh toán cước hoặc tại Cảng dỡ hàng.

Thí dụ: Nếu Port of Discharge: Rotterdam, khi đó thể hiện Freight payable at “Rotterdam”.

 

-Number of original Bills of Lading: Số bản gốc của Vận đơn đường biển

* Nếu Người gửi hàng muốn nhận HBL bản gốc, thể hiện “3/3” (trong đa số các trường hợp).

* Nếu Người gửi hàng muốn nhận HBL hàng giao ngay khác như: Vận đơn gốc giao lại (Surrendered HBL), hoặc Vận đơn giao ngay (Express HBL), hoặc Vận đơn-Điện giao hàng (Telex Release-HBL), thì ngoài ghi chú hình thức vận đơn trên thân HBL, cần thể hiện “0/0”.

 

* Nguyên tắc là 1 lô hàng chỉ phát hành 1 HBL (hoặc 1 bộ HBL gốc (3/3) hoặc 1 trong các hình thức HBL hàng giao ngay nói trên.

* Đổi tình trạng từ HBL gốc qua HBL hàng giao ngay: thu hồi lại bộ HBL gốc đã phát hành, phát hành HBL hàng giao ngay cho khách hàng.

* Đổi tình trạng từ HBL hàng giao ngay qua HBL gốc: phải có xác nhận của Đại lý giao hàng là hàng chưa giao, thông báo cho Đại lý giao hàng biết sẽ thay đổi tình trạng HBL và phát hành bộ HBL gốc cho khách hàng.

 

 

-Marks and nos.: Số và ký mã hiệu

+Type of movement: Phương thức giao nhận hàng

* FCL/FCL; CY/CY: Nhận nguyên cont tại bãi xuất và giao nguyên cont tại bãi nhập.

* LCL/LCL; CFS/CFS: Nhận hàng lẻ tại kho CFS xuất và giao hàng lẻ tại kho CFS nhập.

* LCL/FCL; CFS/CY: (Gom hàng) Nhận các lô hàng lẻ LCL đóng vào kho CFS và sau đó gom thành 1 cont nguyên để xuất.

* FCL/LCL; CY/CFS: (Chia lẻ) Nhận nguyên cont tại bãi xuất và chia cont nguyên thành các lô hàng lẻ tại CFS nhập.

 

* FCL/FCL; CY/CY: (Tách HBL) Nếu Người gửi hàng muốn tách 1 lô hàng nguyên cont thành nhiều bộ HBL cho phù hợp với Hợp đồng hoặc L/C, phải thể hiện nó được tách ra làm mấy phần, mỗi phần là 1 bộ HBL.

Thí dụ: Nhận 1×40’GP, Người gửi hàng muốn tách cont 40’ này thành 3 phần, ứng với 3 bộ HBL, khi đó sẽ thể hiện như sau:

 

FCL/FCL; CY/CY.

First part of 3 parts of 1×40’GP container STC, Second part of 3 parts of 1×40’GP container STC, Third part of 3 parts of 1×40’GP container STC.

 

 

 

 

* STC: Said to contain (Được nói có chứa là). Thuật ngữ này để loại trừ trách nhiệm của Người vận tải đối với số lượng, chủng loại, tính chất của hàng hóa đóng trong cont (FCL) hoặc đóng trong kiện (LCL).

 

+Container no/ Seal no.: Số cont/ số seal

Thể hiện số cont/ số seal thực tế đã sử dụng.

* Nếu có 2 cont trở lên, thể hiện số cont/ số seal của từng cont, số kiện/ tên hàng hóa/ trọng lượng cả bì & thể tích ứng với từng cont theo hàng ngang, sau đó cộng chân tổng số kiện/ tổng trọng lượng cả bì & tổng thể tích cho tất cả các cont.

 

* Nếu phần thân HBL không đủ chỗ để liệt kê hết số lượng cont của 1 lô hàng, cần làm Phụ lục vận đơn (Attached List (hoặc Attached Rider) to HBL no…). Cách thể hiện chi tiết hàng trên Phụ lục giống như cách thể hiện chi tiết đối với 2 cont trở lên ở thân HBL đã nói ở trên. Bản gốc của Phụ lục cần đóng dấu “Original”, dấu Cty và ký tên, đóng dấu giáp lai giữa thân HBL và Phụ lục.

 

* Số Cont gồm: 4 chữ cái (mã code của Chủ khai thác cont) và 7 chữ số. Thí dụ: SLIU 1234567.

 

+Shipping marks: Ký mã hiệu vận tải

* Hàng lẻ bắt buộc phải đánh ký mã hiệu bên ngoài bao bì vận tải.

* Hàng nguyên cont cũng có thể thể hiện ký mã hiệu của hàng hóa hoặc bỏ trống hoặc thể hiện “N/M” (No marks: không có ký mã hiệu)

 

-Number of Package (Quantity): Số kiện

Thể hiện tổng số kiện hàng của bao bì vận tải ngoài cùng, nhìn thấy được, đóng vào cont hoặc gửi hàng lẻ.

Thí dụ: 15 thùng carton được đóng trong 3 kiện gỗ thưa, thể hiện như sau: 3 W/CRT hoặc 3 PKGS.

 

* Nếu có nhiều loại bao bì khác nhau (thí dụ: 5 Pallets và 7 Drums) thì thể hiện số lượng kiện ứng với các loại bao bì (5 Pallets và 7 Drums) hoặc tổng số kiện (12 Packages)

* Bao bì hoặc vật liệu chèn lót bằng gỗ tự nhiên (không bao gồm gỗ đã xử lý hóa chất, ván ép…) bắt buộc phải xử lý hun trùng nếu hàng xuất đi Mỹ, Canada, EU, Úc và 1 số nước Á, Phi khác…

 

 

 

-Description of Goods: Mô tả hàng hóa

* Nếu Người gửi hàng tự đóng hàng vào cont và bấm seal thì thể hiện:

“Shipper’s Load, Count & Seal”

* Nếu là hàng nguyên cont, thí dụ có 2×40’GP, thể hiện: “2×40’GP container STC”

* Nếu là hàng lẻ, thể hiện “Part of container STC” hoặc “Part of 1×20’GP/ 1×40’GP container STC”

* Mô tả hàng hóa: Thể hiện tên hàng hóa/ sản phẩm.

* Nếu có 2 loại hàng hóa trở lên, hàng consol, liệt kê cụ thể tên của từng loại hàng, phân cách nhau bằng dấu phẩy “,” hoặc dấu chấm phẩy “;”

* Nếu là hàng cont lạnh, thì phải thể hiện nhiệt độ cài đặt cho cont.

Thí dụ: “Container temperature to be set at Minus 18 Degrees Celsius”

* Nếu là hàng nguy hiểm đóng cont nguyên, ngoài tên thương mại theo Hợp đồng, còn phải thể hiện các chi tiết khác như Proper Shipping Name (PSN), IMO Class, UN No., Packing Group No., Subsidiary Risk…

* Nếu L/C yêu cầu thể hiện đặc điểm, tính chất hàng hóa hoặc các thông tin khác, phải thể hiện nội dung giống như L/C đã qui định.

* Các ghi chú khác của Người vận tải cũng sẽ được thể hiện ở phần Mô tả hàng hóa này (những dòng dưới cùng) như: “Local charges at Destination will be for Receiver’s account” hoặc “14 days free Liner detention at Destination” hoặc “Charges for dismantling of hanging equipment at Destination to be for account of consignee”…

 

-Gross Weight: Trọng lượng cả bì

* Thể hiện tổng trọng lượng cả bì của hàng hóa bằng đơn vị KGS (kilograms) hoặc LBS (pounds) lấy 2 số thập phân, không dùng đơn vị MTS (Metric Tonnes). Thí dụ: 15,000.00 KGS.

 

* Cũng có thể thể hiện thêm trọng lượng tịnh của hàng hóa (Net Weight) phù hợp với Hợp đồng hoặc L/C đã qui định.

* Giới hạn Tổng trọng lượng cả bì của hàng hóa đóng trong cont khi vận tải đường bộ tùy theo qui định của từng nước.

Thí dụ:  Hàn quốc là 20 tấn đối với 20’/40’GP/40’HC;

Mỹ là 17,250 tấn/20’GP hoặc  19,959 tấn/ 40’GP/40’HC.

* Nếu Người nhận hàng rút ruột trong khu vực cảng tại Cảng dỡ hàng, thì Tổng trọng lượng cả bì của hàng hóa được giới hạn theo mức tải trọng tối đa (Max Payload) qui định đối với từng loại cont.

Thí dụ: Tải trọng tối đa: 28,110 tấn/20’GP; 26,010 tấn/40’GP; 27,800 tấn/40’HC.   

 

-Measurement:  Thể tích

* Thể hiện tổng thể tích của hàng hóa bằng đơn vị CBM (Cubic Meter) hoặc CFT (Cubic Feet) lấy 3 số thập phân. Thí dụ: 28.000 CBM.

 

-“Shipped on Board” (SOB) notation:  Ghi chú SOB (“Hàng đã xếp lên tàu”)

* Ghi chú SOB thể hiện như sau:

Shipped/ Loaded on Board

Feeder Vessel name & voyage

Port of Loading

Sailing Date

Thí dụ:              Shipped On Board

Eagle Excellence V.618

Hochiminh port

May 25th, 2012

 

Chỉ ghi “Clean on board” nếu KH/Bank yêu cầu.

 

 

* Không bắt buộc phải thể hiện thuật ngữ điều kiện Vận đơn sạch “Clean On Board” ở Ghi chú SOB cho dù L/C có yêu cầu đối với chứng từ vận tải là “Clean on Board Bill of Lading” (Điều 27, UCP 600), miễn là không có điều khoản hoặc ghi chú nào về tình trạng khuyết tật của hàng hóa hoặc bao bì.

 

-Freight and charges:  Cước và phụ phí

* Nếu tất cả cước và phụ phí khác đều trả trước hoặc trả sau, thì thể hiện “As Arranged” or “As Agreed” (“Như thỏa thuận”)

* Liệt kê Cước và các khoản phụ phí khác ứng với điều kiện thanh toán:

Thí dụ: -Ocean Freight: Prepaid

-THC at Origin: Collect

-AMS:               Prepaid

-DDC:               Collect

 

* Một số nước Nam Mỹ (Argentina, Brazil…), yêu cầu phải thể hiện số tiền cước và phụ phí trên mặt HBL cho dù là cước trả trước hay trả sau.

* Nếu cước trả trước, phải thu đủ cước rồi mới giao HBL cho khách hàng. Nếu cho khách hàng trả chậm trước ETA hoặc nợ cước, yêu cầu khách hàng phải cung cấp Giấy cam kết thanh toán (Payment Guarantee Letter) và được ký duyệt chấp thuận của Trưởng Phòng/ BGĐ Cty phát hành HBL.

* Các lô hàng cước phải trả trước bao gồm: hàng đi đến các vùng xa xôi, hẻo lánh, hải đảo, vùng có chiến sự hoặc các nước Châu Phi; các hàng đóng cont lạnh, hàng nguy hiểm (DG), hàng mau hỏng (Perishable), hàng cá nhân (Personal effects), hàng di chuyển nhà (House removal), hàng mẫu (Sample), quà tặng (Gift), hàng quảng cáo (Sales promotion), hàng hội chợ triển lãm (Fair & Exhibition), hàng giá trị thấp hơn tiền cước (Low value)…

 

-For delivery of goods please apply to: Đại lý giao hàng

* Thể hiện đầy đủ thông tin của Đại lý giao hàng tại Cảng dỡ hàng/ Nơi giao hàng:

Tên Cty:

Địa chỉ:

Tel/Fax:

Người liên hệ:

 

-Shipper’s declared value of…: Giá trị hàng hóa theo khai báo của Người gửi hàng

* Nếu Người gửi hàng không khai báo giá trị hàng hóa, để trống phần này.

* Nếu Người gửi hàng khai báo giá trị hàng hóa vượt quá USD 500/ kiện, phải thông báo ngay cho Hãng tàu để tính cước theo giá trị hàng (AVR), mức cước này thường cao hơn cước hàng hóa thông thường (FAK) khi không khai báo giá trị do mức phí bảo hiểm trách nhiệm tăng lên.

 

-Place and date of issue: Nơi và ngày phát hành HBL

* Thể hiện tên Thành phố và ngày phát hành HBL. Lưu ý: Đối với loại Shipped HBL, ngày phát hành phải trùng với ngày tàu chạy.

Thí dụ: Hochiminh city, May 25th,2012.

 

* Nơi phát hành HBL có thể tại Cảng xếp hàng, Cảng dỡ hàng hoặc 1 địa điểm trong nước hoặc nước thứ 3 khác theo yêu cầu của khách hàng.

 

* Chỉ phát hành HBL cho khách hàng khi đã hàng xuất đã thông quan, cont đã hạ bãi chờ xuất tàu (FCL) hoặc đã đóng vào kho CFS (LCL).

 

* Ký lùi HBL (Back dating) được coi là hành động gian lận (maritime fraud). Không được ký lùi HBL nếu là hàng đi trực tiếp (cảng/cảng). Trường hợp hàng có chuyển tải, tùy theo mối quan hệ với khách hàng (khách hàng lớn, thường xuyên, tiềm năng…) và tùy theo lịch tàu cụ thể, có thể chấp nhận ký lùi HBL 1 cách hạn chế với điều kiện là phải có Giấy cam kết (Indemnity Letter) của Người gửi hàng hoặc được Người nhận hàng chấp nhận việc ký lùi.

* Trường hợp mua bán tay 3 (Tri-Angle), chỉ thực hiện việc hoán đổi HBL (Switching HBL) ở nước thứ 3 khi lô hàng được phát hành HBL gốc. Không được hoán đổi HBL đối với các trường hợp HBL hàng giao ngay vì khi đó cả 2 Người nhận hàng trên 2 HBL hàng giao ngay này đều có quyền yêu cầu nhận cùng 1 lô hàng. Chỉ thay đổi thông tin trên 3 ô “Người gửi hàng/ Người nhận hàng/ Bên nhận Thông báo” hoặc điều kiện thanh toán cước (từ Collect thành Prepaid hoặc ngược lại…), các chi tiết khác trên HBL phải giữ nguyên.

* Trường hợp khách hàng làm mất bộ HBL gốc, sẽ phát hành lại 1 bộ HBL gốc khác với các điều kiện sau: Đại lý giao hàng xác nhận hàng chưa giao cho Người nhận hàng; Tờ cớ mất giấy tờ có xác nhận của Công an (Police Report); Giấy cam kết (Letter Of Indemnity) của Người gửi hàng và bắt buộc phải có thêm phần xác nhận bảo lãnh của Ngân hàng; Giấy Bảo lãnh Ngân hàng (Bank Guarantee) trong trường hợp HBL phát hành “Theo lệnh” (“To order”). Trên thân HBL gốc phát hành lại có ghi chú “Bộ HBL gốc thứ hai được phát hành vào ngày… Bộ HBL gốc thứ nhất đã mất.”

 

-Signed for… As Agent for the Carrier: HBL được phát hành bởi… Đại lý của Người vận tải

* Thể hiện Tên đầy đủ và chữ ký của Người vận tải hoặc Đại lý được ủy quyền phát hành.

Thí dụ: Signed for ABC Shipping Co.,Ltd.

(Chữ ký)

As Agent for the Carrier…

 

Phần mềm phát hành vận đơn House Bill/Master Bill 

Phần mềm phát hành vận đơn House Bill/Master Bill (Sea/Air/Express...) Winta Logistics

 

Nguồn : Sưu tầm