cd_5_angle

Phần mềm Giải pháp quản trị Winta ERP

10/03/2014 89650 Views

Lý do sử dụng giải pháp ERP

 

Ngày nay, ứng dụng giải pháp phần mềm ERP vào hoạt động quản lý của doanh nghiệp vừa là xu hướng, vừa là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp quy mô vừa và lớn, củng cố nội lực và nâng cao tính hiệu quả trong việc đáp ứng nhu cầu khách hàng và môi trường cạnh tranh ngày càng tăng.

Một báo cáo do HCA thực hiện năm 2014 cho thấy, dù giải pháp ERP thời điểm này đang là chương trình có tỷ lệ đầu tư thấp nhất (chỉ 18%) trong số các chương trình được triển khai ở doanh nghiệp nhưng trong kế hoạch tương lai của mình, đây là giải pháp được nhiều doanh nghiệp dự định thực hiện nhất (40%).

Như vậy đủ để thấy vai trò của giải pháp ERP đã được nhận thức sâu sắc. Việc sớm có được hiểu biết và am hiểu về lĩnh vực này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động khi tìm kiếm và lựa chọn giải pháp phù hợp cho mình, tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian triển khai và nhanh chóng thu hồi giá trị đầu tư ban đầu khi ERP thực sự đi vào vận hành.

Bài viết này xin chia sẻ cùng bạn những kiến thức cơ bản về phần mềm ERP dựa trên việc tìm hiểu và tổng hợp từ các nguồn uy tín, kinh nghiệm triển khai ERP của WINTA, đồng thời cố gắng cập nhật những hiểu biết mới nhất về giải pháp này những năm gần đây.

 

ERP là gì?

ERP, viết tắt của “Enterprise Resource Planning”, nghĩa là “Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp”. Tuy nhiên theo Christopher Koch [1], để thực sự hiểu giải pháp phần mềm ERP, đừng quá chú trọng toàn bộ nghĩa của nó. Hãy tạm quên phần “hoạch định”, nó không có ý nghĩa gì nhiều, cũng hãy quên phần “nguồn lực”, và chú ý vào phần “Doanh nghiệp”. Đấy mới là tham vọng thực sự của ERP.

Mục đích của phần mềm ERP là hợp nhất mọi phòng ban và chức năng của tổ chức vào một hệ thống duy nhất có thể đáp ứng bất kỳ nhu cầu đặc thù nào từ những bộ phận khác nhau.

Thông thường, trước khi ứng dụng phần mềm ERP, mỗi bộ phận – tài chính kế toán, kinh doanh, mua hàng, kho hàng, nhân sự - đã có một hệ thống phần mềm phục vụ các đặc trưng riêng biệt của từng bộ phận.

Giải pháp phần mềm ERP

Tuy nhiên, các phần mềm này thường không kết nối được với nhau. Để phục vụ nhu cầu quản lý của từng bộ phận, một thông tin có thể được nhập đi, nhập lại vào các hệ thống khác nhau. Do sự nhầm lẫn hoặc không đồng thời khi cập nhật (mỗi bộ phận chỉ nhập số liệu khi cần, chứ không nhập số liệu khi có phát sinh), các hệ thống này có thể cho các số liệu khác nhau về cùng một thông tin.

Thêm nữa là, các hệ thống này thường cũng không trao đổi thông tin được với nhau, mà thường lại là cát cứ thông tin của mỗi phòng ban. Người của phòng ban này không truy cập được vào hệ thống của phòng ban khác và bạn phải xin số liệu khi cần. Khách hàng muốn biết thông tin phải qua nhiều cửa chứ không phải một cửa.

Thông thường, khi khách hàng đặt hàng, đơn hàng đó sẽ bắt đầu một chu trình phần lớn trên giấy tờ từ khay tài liệu này sang khay tài liệu khác vòng quanh công ty và trong suốt quá trình đó thường được nhập đi nhập lại vào các hệ thống máy tính của các bộ phận khác nhau. Tất cả vòng lang thang trong các khay tài liệu đó thường làm đơn hàng chậm trễ hoặc thậm chí thất lạc, và việc nhập đi nhập lại vào các hệ thống quản lý khác nhau cũng dễ mắc lỗi.

Trong khi đó, không ai trong công ty biết được tình trạng đơn hàng ra sao tại một thời điểm bất kỳ bởi vì, ví dụ như bộ phận kế toán chẳng hạn, họ không có cách nào vào hệ thống máy tính của bộ phận kho hàng để kiểm tra xem hàng hoá đã được xuất đi chưa.

Vậy nên, mục đích của giải pháp quản trị phần mềm ERP là kết hợp tất cả các hệ thống này trong một phần mềm tích hợp duy nhất sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất để các bộ phận khác nhau có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và phối hợp công việc với nhau.

Phần mềm ERP tự động hoá mọi khâu hoạt động trong một chu trình kinh doanh – ví dụ như việc thực hiện đơn hàng, từ khâu nhận đơn đặt hàng của khách đến giao hàng và thu tiền.

Với ERP, khi nhân viên phòng kinh doanh nhận được đơn hàng từ khách, họ dường như có tất cả những thông tin cần thiết để hoàn tất đơn hàng (công nợ phải thu của khách hàng, hạn mức tín dụng, lịch sử đặt hàng của khách, mức tồn kho của các mặt hàng…). Sau khi đơn hàng được cập nhật thì tất cả mọi người khác trong công ty đều vào được màn hình đó và truy cập được vào một cơ sở dữ liệu duy nhất lưu giữ các thông tin liên quan đến đơn hàng mới này.

Khi một bộ phận thực hiện xong các nghiệp vụ liên quan đến đơn hàng, thông qua phần mềm ERP, đơn hàng sẽ được tự động chuyển đến bộ phận tiếp theo. Để kiểm tra tình trạng đơn hàng tại một thời điểm nhất định nào đó, người ta chỉ cần vào hệ thống phần mềm phần mềm ERP và theo dõi trong đó. Trong trường hợp mọi việc suôn sẻ, đơn hàng sẽ được xử lý nhanh chớp và khách hàng sẽ nhận được sản phẩm nhanh hơn và ít lỗi hơn.

Tương tự, phần mềm ERP cũng có thể quản lý rất hiệu quả các hoạt động quan trọng khác trong doanh nghiệp như quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự...

 

 

5 đặc điểm của phần mềm ERP

Theo Marcelino Tito Torres [5] thì một phần mềm ERP có 5 đặc điểm chính sau:

1.     ERP là một hệ thống quản trị sản xuất kinh doanh hợp nhất (Integrated Business Operating System). Hợp nhất – có nghĩa là mọi công đoạn, mọi người, mọi phòng ban chức năng đều được liên kết, cộng tác với nhau trong một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thống nhất.

2.     ERP là một hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính (People System Supported by the Computer). Những cán bộ chức năng, nghiệp vụ mới là chính, còn phần mềm và máy tính chỉ là hỗ trợ. Người sử dụng phải được đào tạo cẩn thận, tính tích cực của từng nhân viên là các yếu tố quyết định.

3.     Phần mềm ERP là một hệ thống hoạt động theo quy tắc (Formal System), có nghĩa là phải hệ thống hoạt động theo các quy tắc và kế hoạch rõ ràng. Kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo năm, tháng, tuần; hệ thống sẽ không hoạt động khi không có kế hoạch; các quy tắc, quy trình xử lý phải được quy định trước.

4.     ERP là hệ thống với các tránh nhiệm được xác định rõ (Defined Responsibilities). Ai làm việc gì, trách nhiệm ra sao phải được xác định rõ trước.

5.     ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty (Communication among Departments). Các phòng ban làm việc, trao đổi, cộng tác với nhau chứ không phải mỗi phòng ban là một cát cứ.

 

Ngoài ERP, còn có những phần mềm quản lý doanh nghiệp nào?

Theo “Lịch sử phát triển các hệ thống phần mềm quản lý” [4] của tác giả Trần Sơn, thì ngoài phần mềm ERP còn có các phần mềm phục vụ quản lý doanh nghiệp sau:

1.       ERM – Enterprise Resouce Management – Phần mềm quản lý nguồn lực doanh nghiệp

2.       CRM – Customer Relationship Management – Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng

3.       SCM – Supply Chain Management – Phần mềm quản lý chuỗi cung ứng.


ERM - Enterprise Resouce Management 

ERM là một bộ / hệ thống công cụ quản lý doanh nghiệp, mà phần mềm chỉ là một phần trong đó, các công cụ khác có thể hoàn toàn mang tính quản lý như huấn luyện, lập cẩm nang quy trình, hay kỹ thuật quản trị dự án… Các yếu tố phi máy tính của ERM là điểm tiến hoá rất quan trọng so với hệ thống phần mềm ERP. Nhiều dự án ERP không thành công là do thiếu các yếu tố này.

CRM - Customer Relationship Management

CRM đặt trọng tâm vào khả năng giao tiếp với bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp) của một hệ thống quản lý, do đó có tên gọi “Quản lý quan hệ khách hàng”.

CRM quản lý từ phân tích thị trường, lập kế hoạch tiếp thị và bán hàng, đến các hoạt động tiếp thị như chiến dịch tiếp thị trực tiếp qua thư, e-mail...; quản lý các đơn đặt hàng; và quản lý hoạt động chăm sóc khách hàng như các trung tâm dịch vụ khách hàng (Call Center), hỗ trợ qua Internet, hỗ trợ tự động…

CRM còn cung cấp các phân tích đa chiều (multi-dimension) về khách hàng để giúp doanh nghiệp định hướng các hoạt động phát triển sản phẩm và bán hàng.

Ngoài quản trị quan hệ khách hàng, các hệ thống quản trị quan hệ với đối tác PRM (Partner Relationship Management) cũng được phát triển phối hợp hoạt động giữa doanh nghiệp và các đối tác, nhằm tăng cường hiệu quả phục vụ khách hàng chung của cả hệ thống và giảm chi phí các hoạt động thiếu phối hợp của các đối tác gây ra.

CRM dựa trên các công nghệ Web và Internet với nhận định những công cụ này tạo diện tiếp xúc rộng nhất cho hệ thống, với khả năng truy cập bất kỳ từ điểm nào.

SCM – Supply Chain Management

SCM được định nghĩa là quá trình từ khi doanh nghiệp tìm kiếm và mua nguyên vật liệu cần thiết, sản xuất ra sản phẩm, và đưa sản phẩm đó đến tay khách hàng.

Nói chung, hệ thống phần mềm SCM sẽ phục vụ các công việc từ lập kế hoạch mua nguyên vật liệu, lựa chọn nhà cung cấp, đưa ra các quy trình theo đó nhà cung cấp sẽ phải tuân thủ trong việc cung cấp nguyên vật liệu cho doanh nghiệp, lập kế hoạch cho lượng hàng sản xuất, quản lý quá trình giao hàng bao gồm quản lý kho và lịch giao hàng, cho đến quản lý hàng trả lại và hỗ trợ khách hàng trong việc nhận hàng.

SCM là họ phần mềm khó chuẩn hoá nhất trong các hệ phần mềm quản lý. Một phần mềm SCM có thể chỉ nhắm vào một khâu trong cả chuỗi cung ứng, như hệ thống quản lý bưu kiện của một công ty chuyển phát nhanh thì tập trung theo dõi bưu kiện khi chúng đi từ điểm trung chuyển này qua điểm trung chuyển khác; trong khi phần mềm mua hàng của một công ty thiết bị điện thì tập trung vào việc đưa các yêu cầu về phụ kiện của công ty lên mạng và tổ chức cho các nhà cung cấp trên khắp thế giới đấu thầu cung cấp.

Hệ thống phần mềm ERP  thông thường cũng cung cấp nhiều tính năng của SCM. Các nhà sản xuất phần mềm SCM cũng phân tán và thường tập trung xây dựng sản phẩm chuyên sâu cho một khâu nào đó trong dây chuyền cung cấp.

Trong các hệ thống phần mềm quản lý nói trên thì hệ thống phần mềm ERP là quan trọng nhất, đó là xương sống của mọi hệ thống quản lý trong công ty.

 

Các phân hệ của phần mềm ERP

Giải pháp phần mềm Winta ERP bao gồm các chức năng sau :

1.       Kế toán tài chính (Finance)

2.       Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)

3.       Quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management)

4.       Quản lý mua hàng (Purchase Control)

5.       Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)

6.       Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)

7.       Quản lý dự án (Project Management)

8.       Quản lý dịch vụ (Service Management)

9.       Quản lý nhân sự (Human Resouce Management)

10.    Quản lý Logistics  (Logistics Management)

11.    Báo cáo quản trị (Management Reporting)

12.    Báo cáo thuế (Tax Reports).

Đối với các phần mềm ERP hiện đại thì ngoài các phần hệ trên còn có thêm các giải pháp kết nối liên kết với các thiết bị mã vạch, kết nối với các máy tính cầm tay PDA phục vụ đội ngũ bán hàng di động, kết nối với điện thoại di động phục vụ cho truy nhập từ xa và không dây

Trên đây chỉ là liệt kê các phân hệ chính của một hệ thống ERP. Trong mỗi phân hệ nêu trên lại có các phân hệ / chức năng con của nó. Chi tiết tất cả các phân hệ/chức năng con sẽ gồm có:

1. Kế toán tài chính

·         Sổ cái (General Ledger)

·         Quản lý vốn bằng tiền (Cash management)

·         Công nợ phải thu (Accounts Receivable)

·         Công nợ phải trả (Account Payable)

·         Tài sản cố định (Fixed Assets)

·         Lập dự toán ngân sách (Budgeting)

·         Hợp nhất báo cáo tài chính (Financial Statement Consolidation).

·         Xem thêm

2. Quản lý bán hàng và giao nhận

·         Thông tin (cơ sở dữ liệu) khách hàng (Customer files)

·         Cập nhật đơn hàng và viết hóa đơn (Order Entry and Billing)

·         Phân tích bán hàng (Sales Analysis)

·         Lập kế hoạch giao hàng và vận chuyển (Delivery Planning and Shipment).

·         Xem thêm

3. Quản lý mua hàng

·         Quản lý đơn mua hàng (Purchase Order)

·         Nhận hàng (Receiving Transactions).

·         Xem thêm

4. Quản lý hàng tồn kho

·         Danh điểm vật tư (Stock Item Data)

·         Nhập xuất kho (Stock Transactions)

·         Kiểm kê kho (Physical Count).

·         Xem thêm

5. Lập kế hoạch và quản lý sản xuất

·         Khai báo công thức/định mức sản phẩm (BOM – Bill of Meterial)

·         Khai báo dây chuyền sản xuất (Routing)

·         Tính giá thành sản phẩm (Standard and Actual Product Costing)

·         Lập kế hoạch sản xuất (MPS – Master Production Schedule)

·         Lập kế hoạch nguyên vật liệu (MRP – Material Requirements Planning)

·         Lập kế hoạch điều phối năng lực (CRP – Capability Requirements Planning)

·         Quản lý phân xưởng (SFC - Shop Floor Control)

·         Quản lý lệnh sản xuất (Work Order).

·         Xem thêm

6. Quản lý dự án

·         Báo cáo giá thành từ lúc khởi công cho đến hoàn thành

·         Theo dõi chi tiết dự án, công trình, hạng mục công trình

7. Quản lý  Logistics

·         Quản lý hệ thống danh mục

·         Inbound Freight Forwarder / NVOCC: Nghiệp vụ chứng từ hàng nhập

·         Outbout Freight Forwarder / NVOCC: Nghiệp vụ chứng từ hàng xuất

·         Quản lý vận tải, dịch vụ vận chuyển hàng hóa

·         Báo cáo theo nghiệp vụ Logistics 

·         Xem thêm

8. Quản lý dịch vụ

·         Quản lý dịch vụ khách hàng

·         Quản lý bảo hành, bảo trì.

9. Quản lý nhân sự

·         Thông tin về hồ sơ lý lịch

·         Quản lý tuyển dụng

·         Thông tin đào tạo

·         Điều chuyển lao động

·         Quản lý thời gian

·         Khen thưởng kỷ luật

·         Chấm công

·         Tính lương (Lương tài xế, văn phòng, kỷ thuật, thời vụ,….)

·         Quản lý Bảo hiểm

·         Quản lý thuế TNCN

·         Quản lý danh mục dùng chung

·         Hệ thống báo cáo tổng hợp/chi tiết

·         Xem thêm

10. Báo cáo quản trị

·         Các báo cáo quản lý, công cụ phân tích số liệu đa chiều trên cơ sở liên kết số liệu từ tất cả các phân hệ.

11. Báo cáo thuế

·         Lập các báo cáo tài chính và các báo cáo thuế định kỳ theo yêu cầu cho các cơ quan chức năng.

 

Vì sao chọn giải pháp phần mềm ERP của WINTA

 

·      Thứ nhất, Công ty Cổ phần Phần mềm Winta là công ty chuyên phát triển và triển khai ứng dụng trên tất cả các lĩnh vực và ngành nghề, đặc biệt là kinh nghiệm tích lũy trong quá trình thiết kế và lập trình theo đặc thù của từng doanh nghiệp, đem công nghệ thông tin vào quản lý sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả điều hành, quản trị cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh – xã hội. Sản phẩm chính của WINTA là “Phần mềm quản trị tài chính kế toán”, “Phần mềm quản trị tổng thể Winta ERP” và nhiều phần mềm khác theo từng lĩnh vực hoạt động.

 

·      Thứ hai, Giải pháp phần mềm Winta ERP được xây dựng chuyên môn hóa theo nhiều lĩnh vực khác nhau, là sự tích lũy kinh nghiệm nhiều năm triển khai phần mềm. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng giải quyết được các bài toán đặc thù của từng ngành nghề.

 

·      Thứ ba, sản phẩm của WINTA tích hợp được nhiều tính năng về công nghệ, chạy trên mọi thiết bị đem lại nhiều lợi thế cạnh tranh so với các sản phẩm phần mềm ERP trên thị trường cũng như các phần mềm đơn lẻ thông thường khác. 

 

Những điểm nổi bật trong hệ thống phần mềm Winta ERP

1. Công nghệ lập trình tiên tiến, hiện đại: 

·         Cơ sở dữ liệu SQL Server là cơ sở dữ liệu tiên tiến của Microsoft được sử dụng cùng với hệ thống được thiết kế theo mô hình nhiều lớp cho phép làm việc tốt với khối lượng dữ liệu lớn.

·         Ngôn ngữ sử dụng theo công nghệ mới .NET và Crystal report . Cho phép xử lý số liệu lớn và nhanh nhất hiện nay, luôn đáp ứng được yêu cầu phát triển của Công ty, có thể tương thích với dữ liệu của các phần mềm khác.

 

2. Chức năng truy vấn ngược

Cho phép truy cập từ báo cáo tổng hợp đến báo cáo chi tiết, từ chi tiết ra số chứng từ hay từ hóa đơn truy xuất ngược lại chứng từ thanh toán,… 

 

3.  Tính toàn diện

Kết nối dữ liệu của các bộ phận trong doanh nghiệp, cập nhật phiếu nhập, phiếu xuất, ở phòng vật tư, hóa đơn ở phòng tiêu thụ cuối cùng kiểm tra tổng hợp lên dữ liệu chung. - Chạy mạng đa người dùng, bảo mật và phân quyền chi tiết với từng người sử dụng đến từng chức năng, thao tác. 

 

4.  Hệ thống mở, thiết kế mềm dẻo linh hoạt 

·         Mềm dẻo, linh hoạt để có thể điều chỉnh không chỉ phù hợp với yêu cầu hiện tại của doanh nghiệp mà còn sẵn sàng cho các yêu cầu của sự phát triển trong tương lai và sự biến động khách quan của chính sách, chế độ kế toán tài chính của nhà nước. 

·         Tuỳ biến hệ thống theo nhu cầu và đặc thù 

·         Thêm hoặc bớt các thông tin 

·         Tuỳ biến các báo cáo đầu ra

·         Thuận tiện cho việc nâng cấp và chỉnh sửa sản phẩm.

 

5. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: 

·         Giao diện theo chuẩn Windows thân thiện người dùng, Có thể Import - Export sang nhiều dạng khác nhau như Excel, Word, PDF,.....

·         Giao diện và báo cáo hiển thị nhiều ngôn ngữ (Việt, Anh, Nhật, Hàn, Pháp, Đức, Hoa) và song ngữ theo tùy chọn.

·         Sử dụng phông chữ tiếng Việt chuẩn quốc gia Unicode.

·         Định dạng, thiết lập mọi tiện ích ngay trên phần mềm.

 

6. Quản lý đa tiền tệ: Cập nhật phát sinh kế toán đa tiền tệ (VND, USD, YPJ, EUR…). Nhiều phương pháp tính chênh lệch tỷ giá ghi sổ. Quy đổi tất cả các báo cáo sang bất kỳ đồng tiền nào khi người dùng nhập vào tỷ giá quy đổi.

7. Cập nhật chứng từ, quản lý theo trạng thái. 

·         Phân quyền cập nhật theo trạng thái trên từng chứng từ

·         Duyệt chứng từ theo cấp, theo giá trị

 

8. Tính quản trị cao: Quản trị, luân chuyển dữ liệu giữa các cá nhân, phòng ban theo quy trình nghiệp vụ và kết nối dữ liệu giữa nhiều đơn vị thành viên (công ty con, chi nhánh…) theo mô hình tập trung hoặc phân tán. Cập nhật dữ liệu từ xa thông qua hệ thống mạng Internet.

9. Báo cáo phần mềm: Xuất các báo cáo theo nhu cầu doanh nghiệp và đúng chuẩn mực tài chính Việt Nam. 

10. Hợp nhất dữ liệu: Áp dụng đối với những Tổng công ty, tập đoàn trong việc đồng nhất dữ liệu từ các chi nhánh, đơn vị thành viên để lên báo cáo.

11. Ứng dụng trên website: Cho phép người sử dụng phần mềm Winta xem báo cáo quản trị qua điện thoại, máy tính bảng, máy tính xách tay. 

 

12. Ứng dụng trên Mobile

 

·         Có App chạy IOS và Android dành cho nhân viên và quản lý App dành riêng cho tài xế để nhận thông báo Lệnh điều xe, báo cáo bảng kê lương vận chuyển và chi phí, tài xế có thể cập nhật tình trạng vận chuyển (Đã lấy xong hàng, đã giao hàng, đang sửa chữa, vv….) và gửi tin nhắn đến chủ hàng báo ngày giờ, nơi giao. Kết hợp định vị vệ tinh GPS vị trí của tài xế trên mọi cung đường.

·         App dành riêng cho nhân viên giao nhận chứng từ nhận lệnh làm hàng, làm chứng từ trên ứng dụng. Giao hàng theo bản đồ đường đi gần nhất,….

·         App dành riêng cho nhân viên kinh doanh, nhân viên giao nhận hàng hóa.

·         App dành riêng cho quản lý duyệt chứng từ, theo dõi hoạt động kinh doanh và hệ thống báo cáo nhanh linh hoạt ở mọi lúc mọi nơi.

 

13. Khả năng liên kết với các thiết bị phần mềm khác

 

Giải pháp phần mềm Winta ERP có thể liên kết với hầu hết các hệ thống phần mềm quản lý khác nhau sử dụng đa dạng hệ quản trị cơ sở dữ liệu như SQL Server, Oracle, DB2… Phần mềm Winta ERP đã kết nối thành công với một số hệ thống phần mềm khác tại một số dự án đã từng triển khai như các giải pháp ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamic…) hay các phần mềm chuyên ngành như liên kết dữ liệu định vị phương tiện giao thông.

 

14.  Tính bảo mật cao

·         Dữ liệu được tự đông sao lưu dự phòng

·         Khả năng phân quyền người dùng đến từng chức năng.

·         Lưu lại dấu vết của việc xoá sửa lưu dữ liệu

·         Lưu lại thông tin của các đối tượng xem báo cáo

·         Có khả năng cấm toàn bộ hoặc cấm từng phần quyền hạn của người dùng khi

·         Quản lý phân quyền tới từng user, hạn chế, mở rộng tính năng (Được xem, được thêm, được xóa, được sửa, được in) cho từng user.

 

Các lợi ích khi ứng dụng phần mềm Winta ERP

1.  Giảm chi phí quản lý và điều hành doanh nghiệp:

·         Nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý, tối đa hóa năng suất của người lao động nhờ tính liên kết giữa các phòng ban và chuẩn hóa quy trình xử lý công việc theo luồng (workflow) thông qua việc sử dụng phần mềm.

·         Giảm bớt nhân sự tham gia quá trình quản lý và thực thi sẽ tiết kiệm chi phí quản lý.

·         Phần mềm quản trị tất cả trong một với khả năng tích hợp nhiều hệ thống quản lý (Quản trị “mua hàng, bán hàng, sản xuất, tài chính - kế toán…”) cũng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đầu tư phần mềm.

 

2.  Loại bỏ các sai sót có thể xảy ra khi nhiều người cùng nhập một dữ liệu

·         Ta sẽ sử dụng ví dụ để minh họa cho việc này. Ví dụ nhân viên bán hàng A điền tay vào đơn đặt hàng và viết con số “15 thùng hàng” rồi xuất cho khách hàng Trần Hùng, khi chứng từ này đến tay thủ kho do chữ viết tháu lại nhìn ra thành “16” và xuất ra 16 thùng, hoặc khi chứng từ đến tay nhân viên kế toán lại bị gõ nhầm thành “Trần Hưng”...

·         Những sai sót như vậy gây ra tình trạng nhân viên A có xu hướng tự đi theo dõi mọi khâu và có sổ theo dõi riêng cho các khách hàng liên quan đến mình, để đảm bảo rằng lỗi của người khác không gây ảnh hưởng tới công việc của anh ta, và vô tình hay hữu ý nhân viên A trở thành “lãnh chúa cát cứ” một mảng dữ liệu khách hàng nào đó của doanh nghiệp.

·         Các cơ chế kiểm tra chéo thường rất khó khăn khi vấp phải những “lãnh địa” này và thử tưởng tượng một ngày nào đó nhân viên A nghỉ việc, người tiếp nhận sẽ khó khăn thế nào trong việc xác lập lại những giao dịch với mảng khách hàng này.

 

3.  Quản trị thông tin hiệu quả, tăng tốc độ dòng công việc

·         Hệ thống cảnh báo sớm các chỉ tiêu về tài chính giúp doanh nghiệp luôn chủ động và tránh được những rủi ro trong hoạt động sản xuất kinh doanh (cảnh báo “sự thiếu hoặc dư thừa tiền tồn quỹ, công nợ đến hạn, hàng hóa quá hạn lưu kho…).

 

·         Hỗ trợ công tác bán hàng với việc liên kết các hệ thống bán hàng phân tán bằng kết nối Online, tra cứu dữ liệu nhanh chóng, tránh bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh và tăng doanh thu.

 

·         Dữ liệu liên kết và kế thừa giữa các bộ phận, phòng ban. Ví dụ tốc độ của một nhân viên cầm chứng từ giấy chạy từ phòng này sang phòng khác không thể sánh với tốc độ của chứng từ điện tử chạy trên mạng máy tính. Phần mềm ERP còn tăng tốc độ dòng công việc bằng cách giải quyết các “nút cổ chai”.

 

·         Giả sử một doanh nghiệp đã trang bị cục bộ được các hệ thống phần mềm cho bộ phận kế toán và bán hàng, nhưng bộ phận kho chưa được trang bị, thì bộ phận kho lúc này sẽ trở thành một “nút cổ chai” làm chậm lại năng suất làm việc chung và bắt các bộ phận khác phải chờ. ERP với tính chất đồng bộ sẽ là công cụ để giải quyết các “nút cổ chai” này.

 

·         Ngoài ra, nếu doanh nghiệp cần tính toán với dữ liệu, như từ đơn đặt hàng để tính ra khối lượng nguyên vật liệu cần mua, hoặc đưa ra kế hoạch sản xuất tối ưu cho các đơn đặt hàng, thì sẽ không có cách nào làm tay cho kịp nếu những tính toán này không được tích hợp ngay trong hệ thống quản lý.

 

·         Ngoài ra, nếu doanh nghiệp cần tính toán với dữ liệu, như từ đơn đặt hàng để tính ra khối lượng nguyên vật liệu cần mua, hoặc đưa ra kế hoạch sản xuất tối ưu cho các đơn đặt hàng, thì sẽ không có cách nào làm tay cho kịp nếu những tính toán này không được tích hợp ngay trong hệ thống quản lý.

 

4.  Quản trị toàn diện trên cùng một hệ thống (Áp dụng cho mô hình tập đoàn, tổng công ty)

·        Phần mềm Winta ERP cho phép quản trị theo mô hình tổng công ty, tập đoàn với nhiều các đơn vị công ty con, các chi nhánh… theo dạng đơn vị cơ sở trên cùng một phiên bản phần mềm.

·        Hệ thống phần mềm có thiết kế mở, linh động nên rất dễ dàng trong việc mở rộng phạm vi quản lý, thiết kế thêm các phân hệ, tính năng mới theo sự phát triển và mở rộng của doanh nghiệp trên hệ thống phần mềm đã xây dựng khi cần thiết.

·        Một ví dụ dễ thấy của CSDL tập trung là cho phép thường xuyên đưa ra các báo cáo chính xác và kịp thời cho lãnh đạo, khắc phục tình trạng chung trong các doanh nghiệp, nhất là doanh nghiệp lớn và phức tạp như các công ty sản xuất lớn, các tổng công ty, là chỉ có thể ra được báo cáo tài chính vài lần trong một năm và số liệu thường chậm so với thực tế nhiều tuần hoặc thậm chí nhiều tháng.

·         Dữ liệu tập trung còn là tiền đề đầu tiên cho việc phân tích các dữ liệu theo nhiều góc khác nhau (Data Mining), nhằm đưa ra những báo cáo mang tính trợ giúp quyết định kinh doanh.

·    

5.  Dễ dàng kiểm soát

 

Một cơ sở dữ liệu và các quy trình nghiệp vụ tập trung sẽ giúp bạn lãnh đạo dễ dàng áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ. Chức năng “tìm vết” (Audit Track) của phan mem ERP cho    phép nhanh chóng tìm ra nguồn gốc những bút toán cần kiểm tra, cũng như những nhân viên liên quan đến đường đi của bút toán đó. 

 

 

Quy trình dịch vụ phần mềm bao gồm:

·         Tư vấn khách hàng

·         Chỉnh sửa - Cài đặt - Đào tạo

·         Bảo hành / Bảo trì

·         Chăm sóc định kỳ khách hàng

·         Nâng cấp, mở rộng phần mềm

 

 

Quy trình thực hiện

Quy trình thưc hiện và triển khai phần mềm ERP